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企業(yè)檔案工作情況調(diào)查報(bào)告
黨和國(guó)家工作重點(diǎn)轉(zhuǎn)移后，檔案工作如何更好地為國(guó)民經(jīng)濟(jì)發(fā)展服務(wù)，這是當(dāng)前檔案界共同研究的重要課題。帶著這個(gè)課題我們豐滿區(qū)檔案局對(duì)企業(yè)檔案工作開(kāi)展了一次深層次的調(diào)研，現(xiàn)將調(diào)研結(jié)果報(bào)告如下：
一、企業(yè)檔案工作的現(xiàn)狀：
�。ㄒ唬┠壳岸鄶�(shù)企業(yè)的檔案工作遠(yuǎn)遠(yuǎn)落后于現(xiàn)代化發(fā)展水平。有建檔意識(shí)的企業(yè)老總，檔案工作的好壞僅以文件材料收集得是否齊全完整為準(zhǔn)，歸檔的案卷不進(jìn)行整理、編目和排架管理，不進(jìn)行企業(yè)檔案分類或分類不科學(xué)、不適用，整個(gè)檔案業(yè)務(wù)就必將發(fā)生管理混亂，直接影響到檔案信息的開(kāi)發(fā)利用。
�。ǘ╅L(zhǎng)期以來(lái)，企業(yè)檔案工作一直是薄弱環(huán)節(jié)，從管理體制來(lái)看，很不適應(yīng)檔案工作的發(fā)展，具體表現(xiàn)在：體制陳舊、機(jī)構(gòu)重疊、關(guān)系交叉，致使檔案沒(méi)有一個(gè)好的歸宿，甚至認(rèn)為無(wú)檔可建，有檔也無(wú)用，好壞都是老總說(shuō)了算。形成了“一人一只箱、一年一包帳、各自為政”的分散、混亂管理現(xiàn)象。
�。ㄈ┥贁�(shù)企業(yè)將自己封閉在一個(gè)被動(dòng)的圈子里，缺少與外界的交流與溝通，不接受新信息、新知識(shí)的條件與機(jī)會(huì)。檔案材料任其亂堆亂放、蟲(chóng)蛀鼠咬、霉?fàn)�變質(zhì)，造成檔案材料的嚴(yán)重?fù)p失。在工作中需要查找檔案時(shí)，翻箱倒柜，到處尋找，找不到檔案就靠回憶、想當(dāng)然處理了事，失去了真實(shí)性和可靠性。
二、建立和完善企業(yè)檔案工作的阻力：
�。ㄒ唬┙n無(wú)用論。這是一個(gè)很普遍的問(wèn)題。有的經(jīng)營(yíng)者認(rèn)為自己的買(mǎi)賣(mài)自己做，建了檔案給自己看，是無(wú)效勞動(dòng)；也有的經(jīng)營(yíng)者認(rèn)為，納完稅，交夠費(fèi)，一不違紀(jì)，二不違法，建檔案有什么用；還有的經(jīng)營(yíng)者覺(jué)得，帳目、技術(shù)與客戶都在心中裝著，何必勞神費(fèi)勁建什么檔案呢，所以，他們對(duì)檔案人員和政府主管人員持冷漠態(tài)度，即便同意建檔，對(duì)一些至關(guān)重要的資料也不拿出來(lái)。
�。ǘ┡滦姑�。這也是一些經(jīng)營(yíng)者不愿建檔的原因。一怕技術(shù)泄密，同行頂同行，對(duì)自己經(jīng)營(yíng)不利；二怕市場(chǎng)信息泄密，同行爭(zhēng)了利，效益下降；三怕帳目泄了密，露了富，招來(lái)不必要的麻煩。
�。ㄈ┥岵坏猛度�。有的經(jīng)營(yíng)者對(duì)建檔很熱心，認(rèn)為是好事，但一聽(tīng)說(shuō)要花錢(qián)買(mǎi)用具、用品，而且要有專門(mén)的地方保管，就推托。
�。ㄋ模┵Y料不全，難以建檔。在建檔工作中一些經(jīng)營(yíng)者雖然同意建檔，但一接觸實(shí)際問(wèn)題，一些原始單據(jù)、說(shuō)明書(shū)、圖紙、文件證書(shū)、資料、協(xié)議、計(jì)帳單等不注意保存，隨手就扔掉了，使建檔工作難以做到齊全、完整和有效利用。
�。ㄎ澹┯械泥l(xiāng)鎮(zhèn)主管人員有畏難情緒。一是身兼多職時(shí)間搭不起；二是私營(yíng)業(yè)主不配合，工作難作；三是經(jīng)營(yíng)不穩(wěn)，怕今年建明年垮，建檔白費(fèi)勁，因此遲遲打不開(kāi)局面，工作一直上不去。
�。n案主管部門(mén)對(duì)建立個(gè)體私營(yíng)經(jīng)濟(jì)檔案的宣傳不夠。個(gè)別經(jīng)營(yíng)者對(duì)建檔沒(méi)有明確的認(rèn)識(shí)，如有的提出“建立檔案對(duì)我們有什么好處？”“能使我們產(chǎn)品賣(mài)出去嗎？”有些建檔早的業(yè)主甚至還說(shuō)“我們建檔好幾年了，我們的產(chǎn)品也沒(méi)打出去”等問(wèn)題。
�。ㄆ撸┐嬗行∞r(nóng)經(jīng)濟(jì)思想。改革開(kāi)放給農(nóng)民帶來(lái)了翻天覆地的變化，但小富即安的思想仍然存在。在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)上缺乏現(xiàn)代工業(yè)管理意識(shí)。在技術(shù)創(chuàng)新上、管理方法上仍處于手工作坊的形式上，起點(diǎn)低、速度慢，束縛了生產(chǎn)的發(fā)展，經(jīng)不起風(fēng)浪，因此對(duì)建檔不感興趣。
以上問(wèn)題的存在，嚴(yán)重障礙了企業(yè)建檔工作的開(kāi)展。為了開(kāi)創(chuàng)企業(yè)檔案工作的新局面，我們應(yīng)積極探索建檔新路子，積極采取措施加以解決。
三、建立和完善企業(yè)檔案工作的方法及對(duì)策。
企業(yè)的轉(zhuǎn)軌變形和深化改革、開(kāi)放搞活，促使企業(yè)的檔案管理工作的內(nèi)容、范圍和其復(fù)雜程度都在不斷地深化、擴(kuò)展。從一個(gè)企業(yè)來(lái)看，其收藏管理的檔案信息數(shù)量日趨龐大，內(nèi)容不斷豐富，利用查詢頻繁，要想做到科學(xué)有序管理，就必須首先依據(jù)企業(yè)檔案的自然形成規(guī)律，以及檔案相互之間的有機(jī)聯(lián)系，遵循一個(gè)統(tǒng)一的準(zhǔn)則，將企業(yè)檔案分門(mén)別類，形成一個(gè)具有一定從屬關(guān)系或相關(guān)平行關(guān)系的有機(jī)系統(tǒng)，這就是企業(yè)檔案分類。這就要求我們檔案部門(mén)要適應(yīng)時(shí)代的要求，進(jìn)行自身的改革、創(chuàng)新與完善，牢固樹(shù)立服務(wù)意識(shí)，找準(zhǔn)為企業(yè)服務(wù)的切入點(diǎn)，使檔案部門(mén)成為企業(yè)的信息管理中心，使檔案管理工作向信息化方向發(fā)展，應(yīng)做到：
1、在“爭(zhēng)”字上下功夫。檔案工作是個(gè)服務(wù)性的工作，而且效益是隱形的，價(jià)值是潛在的，不容易引起領(lǐng)導(dǎo)的重視、支持、關(guān)注和理解。所以我們要主動(dòng)樹(shù)立為私營(yíng)企業(yè)建檔服務(wù)的思想，這就需要付出比別人更大的努力，“建檔為用檔”在堅(jiān)持《標(biāo)準(zhǔn)》的同時(shí)，保證私營(yíng)企業(yè)建檔的質(zhì)量。要視私營(yíng)企業(yè)檔案資料的多少及私營(yíng)企業(yè)規(guī)模的大小來(lái)確定企業(yè)檔案的類目設(shè)置，這里局指導(dǎo)人員可幫助企業(yè)建初期《企業(yè)檔案分類與實(shí)用參考》例如：一本原始檔案也許不能說(shuō)明什么，但多份檔案，多年的檔案組合在一起，可能就會(huì)說(shuō)明一個(gè)問(wèn)題和一種發(fā)展趨勢(shì)。如果對(duì)這些檔案資料進(jìn)行深入的研究、對(duì)比，從從中找出一些經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，或是一些規(guī)律性東西，那么，這些檔案的潛在價(jià)值也就被充分地發(fā)揮出來(lái)。所以《業(yè)務(wù)規(guī)范》一定要在立卷前制定出來(lái)，做到胸有成竹，切記急于求成，先立卷后制定規(guī)范，結(jié)果欲速則不達(dá)。
2、在“用”字上加大力度。重新審視“檔案”的概念和功能。例如：有的私營(yíng)企業(yè)業(yè)主比較看中自己的發(fā)家史，善于積累資料，甚至一份往來(lái)信函都會(huì)保存起來(lái)，他們有一定的文化素養(yǎng)，不但懂經(jīng)營(yíng)、會(huì)管理，而且有建立檔案的愿望，具有檔案意識(shí)。針對(duì)有檔案利用要求的，可按事先選定的檔案類目，制定出更詳實(shí)的企業(yè)檔案歸檔范圍、保管期限、分類編號(hào)方案，以便統(tǒng)一立卷歸檔標(biāo)準(zhǔn)，使檔案對(duì)號(hào)入座，這樣才能保證檔私營(yíng)檔案企業(yè)的完整性和科學(xué)性，保證了私營(yíng)企業(yè)建檔質(zhì)量的同時(shí)不要注重裝訂美觀整齊與否，要注重檔案的分類準(zhǔn)確與否，這樣才能做到一份檔案追回?zé)o形資產(chǎn)，將對(duì)企業(yè)今后的發(fā)展起到舉足輕重的作用。
3、在“新”字上搶在人先。前面談到目前多數(shù)企業(yè)的檔案工作現(xiàn)代化發(fā)展水平，工作的好壞僅以文件材料收集齊全得完整為準(zhǔn)。正是這種工作方式使企業(yè)檔案人員將自己封閉在一個(gè)被動(dòng)的圈子里，不能為企業(yè)的生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、決策提供新思路、新方法。只能作為一種輔助性的部門(mén)存在，因而不受重視。所以在“新”字上搶在人先，實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化已勢(shì)在必行。企業(yè)的規(guī)模、資金、生產(chǎn)能力在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)瞬息萬(wàn)變的今天，企業(yè)要想生存，就要了解市場(chǎng)、把握住商機(jī)才行。而最快捷、便利的獲得信息的方式就是企業(yè)檔案工作上網(wǎng)。但由于企業(yè)沒(méi)有專門(mén)的科研機(jī)構(gòu)，沒(méi)有專人進(jìn)行信息情報(bào)等方面的收集與研究，這在很大程度上制約了企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)發(fā)展，我們檔案部門(mén)可將各企業(yè)的經(jīng)營(yíng)規(guī)模、產(chǎn)品類目、發(fā)展理念等樹(shù)立企業(yè)形象的宣傳材料及企業(yè)產(chǎn)品的性能、質(zhì)量、規(guī)模、價(jià)格做成網(wǎng)頁(yè)，全天候推銷他們的產(chǎn)品。主動(dòng)承擔(dān)起企業(yè)與外界溝通的橋梁。
4、在“教”字上強(qiáng)化培養(yǎng)。通過(guò)調(diào)研感到目前檔案隊(duì)伍現(xiàn)狀沒(méi)有經(jīng)過(guò)專業(yè)培訓(xùn)，難以勝任，加之屬于兼職，當(dāng)作分外工作來(lái)干，很難干好。當(dāng)前首先，要有針對(duì)性發(fā)現(xiàn)和培養(yǎng)典型主動(dòng)幫教，示范指導(dǎo)，旨在樹(shù)立樣板。其次，抓典型樹(shù)樣板、搞培訓(xùn)采取典型引路、以點(diǎn)帶面、學(xué)習(xí)觀摩、召開(kāi)現(xiàn)場(chǎng)會(huì)等路子，組織檔案人員到檔案工作做得好的企業(yè)進(jìn)行參觀學(xué)習(xí)，相互交流，互相促進(jìn)，以看得見(jiàn)、信得過(guò)的實(shí)例，來(lái)示范帶動(dòng)檔案工作的開(kāi)展。這樣在拓寬企業(yè)檔案人員的知識(shí)面的同時(shí)又提高其業(yè)務(wù)水平，為的是使企業(yè)的檔案員從企業(yè)檔案的“守門(mén)員”轉(zhuǎn)變?yōu)椤靶畔?dǎo)航員”，企業(yè)檔案管理工作才能走上正規(guī)化的軌道。
總之，檔案這個(gè)知識(shí)和信息傳媒的主要載體。如何直接把知識(shí)信息作為一種資源轉(zhuǎn)化為企業(yè)的利潤(rùn)和效益，為社會(huì)創(chuàng)造更多的財(cái)富，這就是我在這篇文章中所要研究的問(wèn)題。
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