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科技期刊編輯部電腦維護(hù)工作心得論文
摘要：科技期刊編輯部正常運(yùn)轉(zhuǎn)， 離不開(kāi)電腦方面的保障工作。以《長(zhǎng)江科學(xué)院院報(bào)》為例， 分析了做好電腦維護(hù)工作的必要性， 在此基礎(chǔ)上指出了做好這項(xiàng)工作的措施：1） 全體編輯電腦應(yīng)用水平的提升；2） 電腦硬件及時(shí)更新?lián)Q代；3） 專人處理電腦故障。然后對(duì)電腦問(wèn)題及解決辦法進(jìn)行了分類闡述， 主要是操作系統(tǒng)的選擇、常用軟件的介紹、打印機(jī)和網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、硬件升級(jí)、編輯辦公系統(tǒng)的維護(hù)、系統(tǒng)備份、文件快速搜索、電子郵件的處理方式等。文中所述措施及方法， 可供其他編輯部在進(jìn)行電腦維護(hù)工作時(shí)參考使用。
關(guān)鍵詞：電腦維護(hù)； 系統(tǒng)備份； 網(wǎng)絡(luò)打印機(jī)； 公式編輯器； 科技期刊；
1、電腦維護(hù)工作的必要性
在辦公自動(dòng)化的今天， 每一個(gè)期刊編輯部的正常運(yùn)轉(zhuǎn)， 都離不開(kāi)電腦方面的保障工作。工欲善其事， 必先利其器。電腦作為每個(gè)編輯不可或缺的工具， 必須要維護(hù)好。電腦的故障， 小則耽誤編輯個(gè)人的工作， 大則影響整個(gè)編輯部的進(jìn)度。由于我們期刊屬于月刊， 每個(gè)月必須按時(shí)出版， 所以對(duì)于工作進(jìn)度要求很高。每個(gè)月在臨刊出前， 編輯部一般都會(huì)加班加點(diǎn)， 確保進(jìn)度。我們編輯部的排版人員的電腦曾經(jīng)有一次不能正常啟動(dòng)， 后來(lái)不得不重裝系統(tǒng)， 重裝應(yīng)用軟件， 由于她的專業(yè)軟件是光盤(pán)版， 但是光盤(pán)年久磨損， 讀取困難， 花了整整一天的時(shí)間才恢復(fù)正常。
筆者通過(guò)一年多的保障工作實(shí)踐， 有一些心得體會(huì)供同行參考。
2、做好維護(hù)工作的措施
2.1 全體編輯電腦應(yīng)用水平的提升
編輯本身是通家， 對(duì)自己負(fù)責(zé)的稿件所涉及到的不同專業(yè)， 都有一定程度的了解。校對(duì)稿件能力對(duì)于編輯而言是根本。除此之外， 對(duì)電腦和外語(yǔ)也要有一定程度的掌握[1].郭煥芳等[2]指出， 作為一名科技期刊編輯， 必須具備嫻熟使用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)的能力， 實(shí)現(xiàn)編輯手段的徹底革命， 提高期刊整體質(zhì)量。
如晉升職稱的計(jì)算機(jī)考試， 在一定程度上， 能夠督促學(xué)習(xí)必要的計(jì)算機(jī)知識(shí)。但考試的模塊比較多， 考試的難度也不算太大， 故在實(shí)際工作中， 還需要邊干邊學(xué)。現(xiàn)在網(wǎng)上的搜索引擎[3]很方便， 遇到問(wèn)題， 輸入幾個(gè)關(guān)鍵詞， 很多問(wèn)題都能得到解決。但往往很多人， 在問(wèn)題得到解決后， 就將這個(gè)問(wèn)題放下了， 下次遇到同樣的問(wèn)題， 還需要重復(fù)勞動(dòng)， 也有可能搜索不到原來(lái)的解決方法。一個(gè)比較好的方式是準(zhǔn)備一個(gè)筆記本， 將自己遇到的疑問(wèn)記錄下來(lái)， 解決的方法也記錄下來(lái)。好記性不如爛筆頭， 通過(guò)作筆記， 加深了對(duì)問(wèn)題的認(rèn)識(shí)和記憶， 遇到類似問(wèn)題， 能很快想到解決方案。
2.2 電腦硬件及時(shí)更新?lián)Q代
對(duì)于單位配置的臺(tái)式機(jī)， 出于節(jié)約成本的考慮， 往往配置比較低， 使用年限長(zhǎng)。如內(nèi)存普遍較小、采用集成顯卡等。有些臺(tái)式機(jī)在XP下面勉強(qiáng)能夠運(yùn)行， 在Windows 7等更高版本下就捉襟見(jiàn)肘了。筆者曾經(jīng)有一臺(tái)臺(tái)式機(jī)用了8年， 再怎么樣想辦法優(yōu)化， 也沒(méi)有太大起色。最好的解決方案是， 電腦使用5~6年后， 申請(qǐng)報(bào)廢， 使用更新的電腦。但很多單位是集中采購(gòu)， 提交申請(qǐng)報(bào)廢報(bào)告， 到最后得到新電腦， 需要很長(zhǎng)的一段時(shí)間， 故到了報(bào)廢時(shí)間或者電腦故障不斷出現(xiàn)時(shí)就要及時(shí)報(bào)告。
2.3 專人處理電腦故障
由于電腦問(wèn)題千變?nèi)f化， 每個(gè)人的電腦水平也參差不齊， 對(duì)于一些小問(wèn)題， 電腦水平一般的同志也能解決。但是對(duì)于一些稍微復(fù)雜問(wèn)題， 比如系統(tǒng)重裝， 硬盤(pán)分區(qū)等等， 還是要有專人負(fù)責(zé)處理。專人可以是外面電腦維修公司的人， 也可以是單位內(nèi)部對(duì)電腦比較擅長(zhǎng)的同志。請(qǐng)電腦維修公司的人， 有時(shí)比較耽誤時(shí)間， 也有時(shí)會(huì)遇到欺詐， 甚至有可能會(huì)泄漏隱私等等。請(qǐng)內(nèi)部的同志負(fù)責(zé)維護(hù)， 一般能夠及時(shí)地解決問(wèn)題， 減少編輯部的開(kāi)支等等。
我們編輯部， 對(duì)于電腦嚴(yán)重故障、打印機(jī)硬件維修、加碳粉， 是請(qǐng)外面的專業(yè)維修人員來(lái)解決。對(duì)于一般的電腦問(wèn)題， 基本是筆者在負(fù)責(zé)維護(hù)。而筆者在編輯部里面， 本職工作是編輯， 業(yè)余有空閑時(shí)， 會(huì)為編輯部的其他同志解決一些電腦方面的問(wèn)題。在幫助別人的同時(shí)， 自己的解決電腦故障的能力也有所提升， 這是一個(gè)雙贏的結(jié)果。
3、電腦問(wèn)題分類
3.1 電腦操作系統(tǒng)的選擇
操作系統(tǒng)是電腦的靈魂所在， 其他應(yīng)用軟件都要依靠操作系統(tǒng)才能正常運(yùn)行， 因此電腦操作系統(tǒng)的選擇極為重要。目前絕大部分的個(gè)人用戶是采用的微軟公司的Windows系列操作系統(tǒng)， 其中用得比較多的是Windows XP 32位， Windows 7的32位及64位， Windows 8, Windows 10.我們編輯部除了Windows 10之外， 其他系統(tǒng)都有人在使用。
操作系統(tǒng)各有優(yōu)缺點(diǎn)。目前比較主流的是Windows 7操作系統(tǒng)。
Windows XP的優(yōu)點(diǎn)是， 兼容性比較好， 特別是對(duì)于一些老版本的軟件， 只能在XP下面運(yùn)行， 比如方正書(shū)版的有些老版本， 只能在XP下面運(yùn)行， 如果更新新版本， 又需要重新購(gòu)買軟件及加密狗U盤(pán)等。XP的缺點(diǎn)是， 系統(tǒng)穩(wěn)定性稍差， 容易出現(xiàn)藍(lán)屏， 死機(jī)等現(xiàn)象。目前微軟公司已停止了對(duì)XP的支持服務(wù)。
Windows 7現(xiàn)在比較成熟， 使用也較方便。界面樣式與XP類似， 藍(lán)屏現(xiàn)象大為減少。但微軟公司將于2020年停止對(duì)Windows 7的支持服務(wù)。
Windows 8的缺點(diǎn)是， 雙重設(shè)置界面風(fēng)格， 改動(dòng)比較激進(jìn)， 甚至連開(kāi)始菜單都不好找， 后來(lái)更新到Windows 8.1, 也沒(méi)有解決這個(gè)問(wèn)題， 只有使用第三方軟件， 才能把以前版本的開(kāi)始菜單顯示出來(lái)。Windows 8有一個(gè)優(yōu)點(diǎn)是， 電腦可以重置到初始狀態(tài)， 對(duì)于不會(huì)使用Ghost備份的用戶， 比較實(shí)用。
Windows 10的缺點(diǎn)是， 對(duì)于家庭版， 強(qiáng)制Windows更新， 不能自主選擇；兼容性目前不是太好。Windows 10的優(yōu)點(diǎn)是， 作為最新的操作系統(tǒng)， 能夠及時(shí)收到系統(tǒng)補(bǔ)丁， 避免因?yàn)橄到y(tǒng)漏洞導(dǎo)致的風(fēng)險(xiǎn)。
32位系統(tǒng)和64位系統(tǒng)各有優(yōu)缺點(diǎn)。32位系統(tǒng)的兼容性要優(yōu)于64位系統(tǒng)， 但是32位系統(tǒng)只能尋址4 GB的內(nèi)存空間， 由于IO設(shè)備占用了一定的地址空間， 一般電腦上顯示3.25 GB內(nèi)存可用。故內(nèi)存條容量若超過(guò)4 GB, 且CPU支持64位運(yùn)算時(shí)， 建議安裝64位的操作系統(tǒng)， 以免浪費(fèi)內(nèi)存。
3.2 常用電腦應(yīng)用軟件
編輯常用的軟件有：辦公軟件、排版軟件、打印機(jī)軟件、CAD軟件、翻譯軟件、PDF軟件、即時(shí)溝通軟件、壓縮軟件、殺毒軟件、瀏覽器軟件、郵件客戶端軟件、輸入法軟件、看圖軟件等。最常用的辦公軟件， 一般是采用微軟Office軟件和金山Office軟件。其中微軟Office軟件包括Word, Excel, PowerPoint等。微軟Office軟件有多個(gè)版本， 如2003, 2007, 2010, 目前最高版本是Office 2016.從Office2007開(kāi)始， 引入了新的格式docx, xlsx, pptx.此前的格式分別是：doc, xls, ppt.通過(guò)安裝補(bǔ)丁， Office2003也能支持這些新的格式。
微軟Visio是畫(huà)流程圖的軟件， 編輯部的排版人員一般會(huì)用到。流行的版本是2003, 2007, 2010, 目前最高版本是Visio 2016.從Visio 2013開(kāi)始， 引入了新的格式vsdx, 此前的版本都是vsd格式。其中Visio 2010, 通過(guò)安裝補(bǔ)丁， 也可以支持新的格式。
金山Office軟件， 也可以部分替代微軟Office.但有時(shí)打開(kāi)文檔時(shí)， 用金山Office和微軟Office顯示的有并非完全一樣。
對(duì)于科技期刊， 在編輯稿階段， 有很多公式要核對(duì)。一般采用的是Office自帶的Microsoft equation 3.0, 或者M(jìn)ath Type 6.Office 2003采用典型安裝方式時(shí)， 就沒(méi)有公式編輯器， 需要采用完全安裝方式。為了方便使用， 一般是公式編輯器圖標(biāo)放在工具欄上面。對(duì)于Word 2003, 選擇：工具->自定義->命令->插入->“公式編輯器”, 將它拉到工具按鈕欄或菜單的某個(gè)位置， 再將“自定義”窗口關(guān)閉 （圖1） .
對(duì)于Office 2007及以上版本， 添加公式編輯器相對(duì)困難一些， 因?yàn)椴捎昧薘ibbon工具條， 需要運(yùn)用宏命令， 才能將公式按鈕放在開(kāi)始選項(xiàng)卡的末尾 （圖2） .
Microsoft Equation 3.0實(shí)際上是Math Type的一個(gè)簡(jiǎn)化版， Math Type的功能更強(qiáng)大。Math Type可以編輯Microsoft Equation 3.0生成的公式， 但反過(guò)來(lái)不行。Math Type可以批量修改公式的字號(hào)和大小， 還可以自定義常用公式[4].因?yàn)樽髡呓o出的稿件， 兩種方式產(chǎn)生的公式均可能出現(xiàn)， 故編輯的電腦里， 最好安裝Math Type, 以便于處理不同類型的公式。
微軟Office 2007及以后的版本， 自帶一種新的公式編輯器， 可以在docx格式文件中插入公式， 當(dāng)使用doc格式時(shí)， 這種公式編輯器不可使用。這種新編輯器與Microsoft Equation 3.0及Math Type 6均不兼容。將這種含新公式的docx格式文件， 另存為doc格式時(shí)， 新公式會(huì)變成圖片格式且有些模糊。用金山Office 2016打開(kāi)這種docx格式， 且含有新公式編輯器產(chǎn)生的公式時(shí)， 這些公式會(huì)顯示為亂碼。一些年紀(jì)較大的審稿專家， 用的電腦軟件版本比較低， 可能就打不開(kāi)這個(gè)稿件， 影響審稿效率。建議編輯收到docx格式稿件時(shí)， 將稿件另存為doc格式， 兩種格式都上傳到系統(tǒng)中， 方便專家選用。為了提高兼容性， 編輯部可以建議作者盡量提供doc格式的稿件。
對(duì)于殺毒軟件， 盡量只裝一種。在上網(wǎng)的過(guò)程中， 有些軟件在不小心點(diǎn)擊或不知不覺(jué)中， 就自動(dòng)安裝到電腦上。比如殺毒軟件中的安全衛(wèi)士或電腦管家就有好多種。經(jīng)常有編輯的電腦運(yùn)行緩慢， 很多情況下， 是由于電腦有兩種或兩種以上的衛(wèi)士或管家， 多種殺毒軟件互不相容， 導(dǎo)致CPU占用比率過(guò)高， 電腦速度往往就會(huì)非常慢。
3.3 打印機(jī)和網(wǎng)絡(luò)設(shè)備
對(duì)打印機(jī)的主要性能要求是， 預(yù)熱時(shí)間盡量短， 且要有一定的打印速度， 對(duì)不同的操作系統(tǒng)的驅(qū)動(dòng)應(yīng)盡可能齊全。我們編輯部共有1個(gè)大辦公室和4個(gè)小辦公室， 另外還有2個(gè)庫(kù)房。對(duì)于有3人或以上的大的辦公室， 建議采用網(wǎng)絡(luò)打印機(jī)。網(wǎng)絡(luò)打印機(jī)的優(yōu)點(diǎn)是， 穩(wěn)定可靠， 對(duì)各個(gè)編輯自己的計(jì)算機(jī)沒(méi)有干擾。小的辦公室采用單面或雙面激光打印機(jī)， 有條件的話， 最好是用雙面打印機(jī)， 為了節(jié)約紙張， 一般會(huì)在紙張的兩面都打印文字， 而單面打印機(jī)， 就需要人工操作， 容易卡紙， 且效率很低。
我們編輯部以前未采用網(wǎng)絡(luò)打印機(jī)， 將一個(gè)打印機(jī)接在某臺(tái)電腦的USB接口， 把這個(gè)打印機(jī)通過(guò)網(wǎng)上鄰居， 共享給其他同志， 結(jié)果這臺(tái)電腦由于配置較低， 打印負(fù)荷較重， 而經(jīng)常死機(jī)。后來(lái)將一臺(tái)網(wǎng)絡(luò)打印機(jī)， 直接聯(lián)在網(wǎng)線上后， 而不插在電腦USB接口上， 死機(jī)現(xiàn)象幾乎消失， 筆者也不需要經(jīng)常去查看該打印機(jī)的故障。
在局域網(wǎng)里面， 遇到網(wǎng)線端口不夠用的情況時(shí)， 最好使用交換機(jī)， 而不是使用路由器將電腦連入局域網(wǎng)里面。因?yàn)槭褂媒粨Q機(jī)， 能夠增加網(wǎng)線端口， 且電腦在網(wǎng)上鄰居上能夠方便地顯示出來(lái)， 而使用路由器時(shí)， 在電腦的網(wǎng)上鄰居上， 往往看不到通過(guò)路由器聯(lián)網(wǎng)的電腦。
3.4 電腦硬件升級(jí)
電腦硬件的維護(hù)， 第一個(gè)是要適時(shí)打掃灰塵。因?yàn)榛覊m太多， 容易導(dǎo)致短路， 死機(jī)等故障。第二個(gè)是要適時(shí)更新硬件。超過(guò)使用年限， 及時(shí)報(bào)廢， 整體更新。若未超過(guò)使用年限， 但電腦確實(shí)性能較弱， 可以采取加內(nèi)存條， 增加獨(dú)立顯卡等方法， 讓電腦的性能提升一個(gè)檔次。Windows 7里面有個(gè)Windows體驗(yàn)指數(shù)， 根據(jù)處理器、內(nèi)存、顯卡、硬盤(pán)的性能不同， 分?jǐn)?shù)在1.0~7.9之間。根據(jù)筆者的經(jīng)驗(yàn)， 分?jǐn)?shù)在3.9時(shí)， 會(huì)有明顯的卡頓。分?jǐn)?shù)在5.0及以上， 使用會(huì)比較流暢。分?jǐn)?shù)越高， 使用體驗(yàn)會(huì)越好。
3.5 編輯辦公系統(tǒng)的維護(hù)
編輯辦公系統(tǒng)， 優(yōu)先使用成熟的系統(tǒng)， 比如我們期刊使用的是瑪格泰克編輯系統(tǒng)， 給作者、專家發(fā)郵件等都很方便。但有時(shí)會(huì)遇到郵件發(fā)不出去的問(wèn)題， 主要是因?yàn)猷]件是通過(guò)第三方客戶端， 而不是郵件所在的公司網(wǎng)頁(yè)發(fā)送。在這種情況下， 對(duì)于部分郵箱， 如126郵箱， qq郵箱， 163.com郵箱等等， 各個(gè)編輯自己在網(wǎng)頁(yè)上能正常使用的郵箱帳號(hào)和密碼就不能登錄成功。此時(shí)， 需要使用授權(quán)碼， 授權(quán)碼是用于登錄第三方郵件客戶端的專用密碼。需要密碼的地方， 填入授權(quán)碼， 才可以成功收發(fā)郵件。此外， 需要定期對(duì)系統(tǒng)備份， 在遇到突發(fā)故障時(shí)， 能夠恢復(fù)系統(tǒng)， 將損失降至最低程度。目前， 我們是采用容量較大的移動(dòng)硬盤(pán)加以備份。
3.6 操作系統(tǒng)備份及文件同步
操作系統(tǒng)崩潰或中病毒太深后， 電腦無(wú)法使用， 這個(gè)時(shí)候一般是重裝操作系統(tǒng)， 然后再安裝各種軟件， 需要耗費(fèi)大量的時(shí)間。對(duì)于維護(hù)人員來(lái)講， 也是很大的重復(fù)性勞動(dòng)。如果之前備份過(guò)系統(tǒng)， 則半個(gè)小時(shí)左右， 就能重新恢復(fù)正常。
建議采用Ghost等軟件進(jìn)行系統(tǒng)備份[5].備份之前， 先將常用的軟件， 比如辦公軟件， 打印機(jī)軟件， CAD軟件， 翻譯軟件， PDF軟件， 即時(shí)溝通軟件， 壓縮軟件， 殺毒軟件， 瀏覽器軟件， 郵件客戶端軟件， 輸入法軟件等等都安裝好， 并且測(cè)試系統(tǒng)是否正常， 如果系統(tǒng)沒(méi)有問(wèn)題， 則用Ghost備份系統(tǒng)。等到下次系統(tǒng)瀕臨崩潰或運(yùn)行極為緩慢時(shí)， 先將需要保存的內(nèi)容從系統(tǒng)盤(pán)里面移除出去， 比如將doc, xls, ppt, pdf, jpg等文件從電腦桌面轉(zhuǎn)移到其他非系統(tǒng)盤(pán)。將瀏覽器里面收藏的網(wǎng)頁(yè)保存到非系統(tǒng)盤(pán)， 然后搜索一下系統(tǒng)盤(pán)里面是否有其他有用的文件。在XP下面， 可在搜索框里面， 輸入*.doc;*.xls;*.pdf;在Windows 7里面， 要在資源管理器里面， 打開(kāi)文件夾選項(xiàng)里面的“使用自然語(yǔ)言搜索”, 且要輸入*.doc or*.xls or*.pdf.然后回車， 就會(huì)出現(xiàn)這些文件， 選中需要保留的文件， 然后重啟電腦， 用ghost進(jìn)行恢復(fù)。
文件同步也是一個(gè)值得關(guān)注的問(wèn)題， 通常編輯除了辦公室的電腦外， 家里面也會(huì)有一臺(tái)電腦， 有時(shí)晚上或者周末可以在家里加班， 下班前將電腦里面需要處理的文件復(fù)制到U盤(pán)或移動(dòng)硬盤(pán)里面， 回家后用U盤(pán)或移動(dòng)硬盤(pán)處理文件， 很多時(shí)候會(huì)忘記將處理過(guò)的文件放在家里電腦的硬盤(pán)里面， 導(dǎo)致辦公室電腦的文件夾內(nèi)容與家里的不一致。一個(gè)比較好的解決辦法是使用文件同步軟件， 例如File Gee軟件， 它的同步方式有多種：?jiǎn)蜗颍?雙向， 鏡像， 移動(dòng)， 更新， 累加。只要使用恰當(dāng)， 能夠確保辦公室電腦某個(gè)文件夾或者某個(gè)硬盤(pán)分區(qū)與家里電腦的完全一致。
3.7 文件快速搜索
編輯每天要接收各式各樣的文件， 如果文件分類不夠明確， 用Windows自帶的搜索工具來(lái)查找某個(gè)文件， 無(wú)異于大海撈針， 非常困難且耗時(shí)。筆者在編輯工作中， 發(fā)現(xiàn)使用某些第3方搜索工具， 能夠有效解決此類問(wèn)題。例如稻殼搜搜這個(gè)搜索工具， 安裝后， 輸入一個(gè)文件名里面的幾個(gè)字， 則包含這幾個(gè)字的文件瞬間就能被搜索出來(lái)， 極大地提高搜索效率。值得注意的是， 要使這個(gè)工具發(fā)揮作用， 需要電腦分區(qū)采用NTFS格式， 而不是FAT32格式。
3.8 電子郵件處理的兩種方式
電子郵箱由專人負(fù)責(zé)管理， 為了加強(qiáng)電子郵箱的安全性， 建議設(shè)置密碼保護(hù)手機(jī)號(hào)， 設(shè)置安全郵箱， 設(shè)置密碼保護(hù)問(wèn)題。這些措施， 可以有效地避免郵箱被盜， 而耽誤編輯部的工作。郵箱一般采用網(wǎng)頁(yè)登錄的方式， 但也可以采用客戶端模式進(jìn)行收發(fā)�？蛻舳四Ｊ剑� 可以作為網(wǎng)頁(yè)版的一個(gè)補(bǔ)充， 并且可以對(duì)郵箱進(jìn)行備份。有時(shí)郵件在網(wǎng)頁(yè)里面顯示為亂碼， 但是在客戶端里面就能正常地顯示。常用的客戶端有Foxmail客戶端、126郵箱客戶端、qq郵箱客戶端等等。郵箱客戶端要想正常使用， 一般需要在網(wǎng)頁(yè)版里面， 設(shè)置開(kāi)通POP3/SMTP服務(wù)， 或者IMAP/SMTP服務(wù)。建議優(yōu)先使用IMAP, 因?yàn)镮MAP能夠正常顯示自定義的郵箱文件夾， 而POP3只能顯示系統(tǒng)的若干文件夾。
4、結(jié)語(yǔ)
編輯工作需要耐心和細(xì)致， 科技期刊編輯部的電腦維護(hù)工作同樣需要這些特質(zhì)。電腦中存在的問(wèn)題千差萬(wàn)變， 文中不可能一一列出， 僅僅給出了筆者認(rèn)為比較重要的共性的問(wèn)題。希望本文能夠有助于廣大編輯提升電腦應(yīng)用技能和提高自身電腦安全性， 為各個(gè)期刊的電腦維護(hù)工作盡微薄之力。
參考文獻(xiàn)
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