建筑施工企業(yè)檔案信息化
1建筑施工企業(yè)檔案信息化管理的現(xiàn)狀
1.1檔案信息化管理主要停留在滿足檔案工作人員的日常工作階段，遠(yuǎn)沒(méi)有達(dá)到通過(guò)信息平臺(tái)利用檔案的目標(biāo)
目前，大部分的建筑施工企業(yè)建立起了內(nèi)部檔案管理系統(tǒng)，但系統(tǒng)的功能、易用性等方面還存在很多不足，無(wú)法較好地滿足企業(yè)檔案管理需求。檔案系統(tǒng)也僅停留在供檔案管理工作人員應(yīng)用階段，不能面向企業(yè)全體員工。同時(shí)，系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)也只是保存了檔案檢索條目，造成企業(yè)員工無(wú)法檢索現(xiàn)有檔案條目，或檢索到條目也很難方便地查閱、利用檔案資源。
1.2建筑施工企業(yè)檔案從業(yè)人員的業(yè)務(wù)水平參差不齊
在國(guó)內(nèi)建筑施工企業(yè)中，普遍存在各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作重視程度不夠，對(duì)檔案管理工作的重要性認(rèn)識(shí)不足，認(rèn)為檔案管理工作主要就是工程檔案的收集、整理、歸檔、保管等簡(jiǎn)單工作，不需要太專業(yè)的知識(shí)、也不必配備專業(yè)的人才，從而造成檔案從業(yè)人員來(lái)源雜亂、檔案專業(yè)知識(shí)偏低、業(yè)務(wù)水平不高，對(duì)檔案工作影響較大。
1.3國(guó)家對(duì)檔案信息化工作越來(lái)越重視，從政府層面
跨入建筑企業(yè)行業(yè)領(lǐng)域國(guó)家檔案局于2011年初制定了《國(guó)家檔案事業(yè)發(fā)展“十二五”規(guī)劃》，對(duì)企業(yè)檔案信息化提出了詳細(xì)要求：以計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)硬件和數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)為基礎(chǔ)，建設(shè)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)、電子文件歸檔系統(tǒng)、電子檔案移交管理系統(tǒng)、數(shù)字檔案信息發(fā)布利用系統(tǒng)、打造“一站式”檔案資源共享和服務(wù)平臺(tái)。2007年，原建設(shè)部下發(fā)了《施工總承包企業(yè)特級(jí)資質(zhì)標(biāo)準(zhǔn)》，對(duì)施工企業(yè)信息化提出了原則性要求：企業(yè)已建立內(nèi)部局域網(wǎng)或管理信息平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)了內(nèi)部辦公、信息發(fā)布、數(shù)據(jù)交換的網(wǎng)絡(luò)化；已建立并開(kāi)通了企業(yè)外部網(wǎng)站使用了綜合項(xiàng)目管理信息系統(tǒng)和人事管理系統(tǒng)、工程設(shè)計(jì)相關(guān)軟件，實(shí)現(xiàn)檔案管理和設(shè)計(jì)文檔管理。同年下發(fā)了施工總承包企業(yè)特級(jí)資質(zhì)施工企業(yè)信息化考評(píng)標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)竣工文件的編制、管理和檔案管理提出了具體的要求。從政府層面對(duì)企業(yè)檔案信息化指明了方向、提出了奮斗目標(biāo)，極大地推動(dòng)了施工企業(yè)檔案信息化工作。
2對(duì)建筑施工企業(yè)檔案信息化管理創(chuàng)新的幾點(diǎn)建議
2.1從頂層設(shè)計(jì)著手，完善企業(yè)檔案總體規(guī)劃、管理流程和管理制度
以國(guó)家和行業(yè)的規(guī)劃為依據(jù)，追根溯源，從企業(yè)最高層次上尋求問(wèn)題的解決之道，將檔案信息化管理納入企業(yè)大發(fā)展的戰(zhàn)略規(guī)劃當(dāng)中，結(jié)合企業(yè)檔案管理的現(xiàn)狀，制定切合實(shí)際的檔案信息化規(guī)劃。要從檔案信息化的現(xiàn)狀分析情況、與企業(yè)總體信息化的關(guān)系、建設(shè)的目標(biāo)、系統(tǒng)架構(gòu)、行動(dòng)路線等方面進(jìn)行總體的'規(guī)劃，要保證檔案信息化工作既有長(zhǎng)期目標(biāo)，又有短期要求，使檔案信息化不至于盲從、雜亂。同時(shí)，企業(yè)還應(yīng)當(dāng)完善檔案管理相關(guān)的規(guī)章制度、優(yōu)化管理流程。全球的IT技術(shù)日新月異，以IT技術(shù)為基礎(chǔ)的各類電子產(chǎn)品深入我們生活的每個(gè)角落，而信息化最重要的一項(xiàng)工作就是信息的標(biāo)準(zhǔn)化，施工企業(yè)檔案管理相關(guān)的很多規(guī)章制度都是以針對(duì)傳統(tǒng)工作方式制定的，不能適應(yīng)檔案信息化的要求，我們必須深入理解檔案與信息化結(jié)合的特點(diǎn)，修訂完善以信息標(biāo)準(zhǔn)化為基礎(chǔ)管理制度，順應(yīng)信息化潮流，優(yōu)化檔案管理流程，適應(yīng)檔案信息化的要求。
2.2培育復(fù)合型檔案管理人才，夯實(shí)檔案信息化管理基礎(chǔ)
�。�1）要加強(qiáng)基礎(chǔ)理論和業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)。為了提高檔案人員的理論知識(shí)和業(yè)務(wù)技能，各級(jí)檔案部門(mén)應(yīng)開(kāi)展多種教育培訓(xùn)，如崗位培訓(xùn)、學(xué)歷培訓(xùn)、專業(yè)學(xué)歷教育等，通過(guò)培訓(xùn)把理論與實(shí)際工作有機(jī)地結(jié)合起來(lái)，從而提高業(yè)務(wù)技能，拓寬視野。
（2）加強(qiáng)現(xiàn)代化信息技術(shù)培訓(xùn)。為了保證檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)能夠符合規(guī)范要求，要加強(qiáng)對(duì)檔案數(shù)據(jù)輸入人員的繼續(xù)教育培訓(xùn)，培訓(xùn)重點(diǎn)應(yīng)放在數(shù)據(jù)的規(guī)范采集、軟件的正確運(yùn)用及網(wǎng)絡(luò)知識(shí)的運(yùn)用等方面。通過(guò)培訓(xùn)，能夠掌握計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用，掌握檔案管理應(yīng)用軟件的各種功能，成為檔案信息化管理的行家能手，確保檔案管理系統(tǒng)平穩(wěn)、正常的運(yùn)行。
（3）適時(shí)引進(jìn)專業(yè)人才，充分利用和開(kāi)發(fā)檔案管理系統(tǒng)。隨著科技的日月更新，檔案信息化軟件也要不斷的更新和完善，尤其是挖掘檔案系統(tǒng)的潛能開(kāi)發(fā)，更需要數(shù)字技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、軟件開(kāi)發(fā)、設(shè)備維修技術(shù)、網(wǎng)頁(yè)制作技術(shù)、甚至美工設(shè)計(jì)等專業(yè)人才，只有這些相應(yīng)專業(yè)人才的擁有，才可能充分挖掘檔案信息化平臺(tái)的潛力，從而更為有效地實(shí)施檔案信息化管理工作，為企業(yè)服好務(wù)。
2.3拓展檔案應(yīng)用新方法，以應(yīng)用促進(jìn)檔案信息化管理
目前建筑施工企業(yè)檔案以歸檔、保管工作為主導(dǎo)，充分利用檔案資源，為企業(yè)創(chuàng)效能力低，極大地制約了企業(yè)檔案管理工作。我們應(yīng)當(dāng)轉(zhuǎn)變思路，形成不僅重視檔案保存，更注重檔案應(yīng)用的理念，擴(kuò)展檔案應(yīng)用的范圍，形成全員參與檔案管理、全員重視檔案管理的氛圍。為此，筆者認(rèn)為建筑施工企業(yè)應(yīng)當(dāng)從三個(gè)方面展開(kāi)檔案信息化建設(shè)：
�。�1）建立一個(gè)基于大數(shù)據(jù)計(jì)算平臺(tái)的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)，逐步構(gòu)建起施工企業(yè)內(nèi)部的電子檔案館，這是提升檔案應(yīng)用水平的前提和基礎(chǔ)。
�。�2）以虛擬化和云計(jì)算為基礎(chǔ)，構(gòu)建分布式的檔案檢索訪問(wèn)門(mén)戶，讓企業(yè)所有員工都能方便、快捷地通過(guò)門(mén)戶檢索數(shù)字檔案館的信息，這是檔案與用戶交流的平臺(tái)基礎(chǔ)。
�。�3）構(gòu)建施工企業(yè)竣工資料和電子檔案移交管理系統(tǒng)，讓施工企業(yè)分布在全國(guó)的項(xiàng)目現(xiàn)場(chǎng)技術(shù)人員能夠通過(guò)系統(tǒng)平臺(tái)及時(shí)、標(biāo)準(zhǔn)地提交電子檔案，這是企業(yè)電子檔案館信息的主要來(lái)源基礎(chǔ)。
2.4充分利用IT新技術(shù)，創(chuàng)新檔案信息化管理新思路
國(guó)家檔案事業(yè)發(fā)展“十二五”規(guī)劃明確提出數(shù)字檔案館和“一站式”平臺(tái)建設(shè)的目標(biāo)，這兩項(xiàng)工作對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)容量、對(duì)數(shù)據(jù)訪問(wèn)的并發(fā)要求、對(duì)平臺(tái)的穩(wěn)定性等方面要求都非常高，必須深度依賴信息技術(shù)。目前IT技術(shù)發(fā)展中主流的大數(shù)據(jù)處理技術(shù)、虛擬化計(jì)算和私有云技術(shù)能夠較好的滿足需求，企業(yè)檔案管理人員需要與信息化專業(yè)人員共同分析、研究、充分利用IT技術(shù)，創(chuàng)新檔案信息化新思路，使建筑施工企業(yè)信息化走向正軌，有燦爛的明天。
2.5重視檔案信息化安全，切實(shí)維護(hù)企業(yè)核心利益
任何事物都具有兩面性，檔案信息化的發(fā)展會(huì)使企業(yè)的檔案管理工作效率更高、檔案應(yīng)用更為便捷，同時(shí)，企業(yè)檔案被竊的安全風(fēng)險(xiǎn)劇增。施工企業(yè)在工程施工中積累的施工技術(shù)、方案等都是企業(yè)的無(wú)形資產(chǎn)，如被競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手竊取，必將損害企業(yè)的根本利益。企業(yè)在進(jìn)行檔案信息規(guī)劃、建設(shè)和應(yīng)用過(guò)程中，必須做好檔案信息安全的規(guī)劃、設(shè)計(jì)和建設(shè)，并且應(yīng)隨著IT技術(shù)的發(fā)展，不斷升級(jí)、完善信息安全的硬件、軟件設(shè)施；必須堅(jiān)持檔案安全性和異地備份原則，加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)的研究與開(kāi)發(fā)，采取有力的安全策略以及重要檔案異地備份安全措施，充分保證檔案信息的安全性。
3結(jié)束語(yǔ)
檔案信息化管理是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)中一項(xiàng)邊緣性、基礎(chǔ)性工作，是衡量一個(gè)企業(yè)管理水平高低的標(biāo)準(zhǔn)之一，是一項(xiàng)長(zhǎng)期、全面而又具體的系統(tǒng)工程，是企業(yè)的無(wú)形資產(chǎn)。檔案信息本身不直接產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益，但它一旦被利用，就能為企業(yè)解決各種經(jīng)濟(jì)糾紛，減少不必要的損失。我們應(yīng)不斷整合企業(yè)檔案信息資源，挖掘潛在價(jià)值，為企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展提供深度信息支持，為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、改革發(fā)展等各項(xiàng)工作提供了快捷、高質(zhì)量的服務(wù)。
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