對(duì)建筑施工企業(yè)現(xiàn)場(chǎng)經(jīng)費(fèi)管理進(jìn)行分析的論文
一、引言
一般說來，現(xiàn)場(chǎng)經(jīng)費(fèi)是為準(zhǔn)備、組織生產(chǎn)以及現(xiàn)場(chǎng)管理而發(fā)生的費(fèi)用。 雖然從總成本占比來說(一般情況下為總合同的4%)，現(xiàn)場(chǎng)經(jīng)費(fèi)并非最重要的內(nèi)容，但是就金額巨大的工程項(xiàng)目來說， 現(xiàn)場(chǎng)經(jīng)費(fèi)所涉及的金額也不容小覷，而且這部分費(fèi)用也屬于可掌控的內(nèi)容，如果現(xiàn)場(chǎng)經(jīng)費(fèi)管理規(guī)范，無疑將會(huì)為企業(yè)帶來新的利益增長(zhǎng)點(diǎn)。 現(xiàn)場(chǎng)經(jīng)費(fèi)一般包括臨時(shí)設(shè)施費(fèi)和現(xiàn)場(chǎng)管理費(fèi)兩部分內(nèi)容。 其中，臨時(shí)設(shè)施費(fèi)是為進(jìn)行施工而臨時(shí)搭建的、生活及生產(chǎn)用的一些建筑物及其他臨時(shí)設(shè)施，比如臨時(shí)宿舍、辦公室等、臨時(shí)設(shè)施的搭建費(fèi)、拆除費(fèi)等，這部分的費(fèi)用發(fā)生頻率較低，且可以根據(jù)以往的施工經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行控制。 現(xiàn)場(chǎng)管理費(fèi)包含的內(nèi)容則十分廣泛， 不僅有現(xiàn)場(chǎng)管理人員的工資性支出、辦公費(fèi)、差旅費(fèi)，還有現(xiàn)場(chǎng)管理所使用的固定資產(chǎn)以及工具的使用費(fèi)、保險(xiǎn)費(fèi)、排污費(fèi)等，很多費(fèi)用的發(fā)生是不可預(yù)計(jì)的，且涉及原始憑證種類多樣，這無疑加大了現(xiàn)場(chǎng)經(jīng)費(fèi)管理的難度，但如果管理不規(guī)范、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)有誤，即使進(jìn)行信息化管理也無法提高成本核算的準(zhǔn)確性，達(dá)到預(yù)期的成本管理效果，因而，仔細(xì)分析現(xiàn)場(chǎng)經(jīng)費(fèi)管理存在的問題并著手解決，對(duì)于建筑施工企業(yè)具有重要的意義。
二、建筑施工企業(yè)現(xiàn)場(chǎng)經(jīng)費(fèi)管理的現(xiàn)狀
1、員工缺乏經(jīng)費(fèi)管理的責(zé)任感
現(xiàn)場(chǎng)經(jīng)費(fèi)涉及的費(fèi)用核算類別十分繁雜，因而企業(yè)往往會(huì)建立足夠明確、詳細(xì)的費(fèi)用報(bào)銷制度來進(jìn)行規(guī)范，但因?yàn)楝F(xiàn)場(chǎng)經(jīng)費(fèi)內(nèi)容繁雜且涉及企業(yè)所有人員，經(jīng)費(fèi)管理需要全體員工的參與，這也增加了現(xiàn)場(chǎng)經(jīng)費(fèi)管理的難度，目前，不少員工都沒有控制經(jīng)費(fèi)的責(zé)任感，將費(fèi)用的控制視為項(xiàng)目負(fù)責(zé)人或者現(xiàn)場(chǎng)管理人的責(zé)任，與自己無關(guān)，因而在很多細(xì)節(jié)上存在著浪費(fèi)現(xiàn)象，比如工作結(jié)束后仍舊燈火通明、水龍頭滴水情況屢禁不止，這些都是可以由員工隨手做到的事情，但由于員工責(zé)任感的缺乏造成資源的浪費(fèi)和成本的增加。 另一方面，在現(xiàn)有的制度下，經(jīng)費(fèi)控制和責(zé)任的追究往往都只是到相關(guān)責(zé)任人或者現(xiàn)場(chǎng)管理人層面，并不會(huì)繼續(xù)追究到個(gè)人，如果員工對(duì)經(jīng)費(fèi)的控制抱有事不關(guān)己的態(tài)度，便會(huì)進(jìn)一步加重浪費(fèi)現(xiàn)象，為現(xiàn)場(chǎng)經(jīng)費(fèi)管理帶來阻礙。
2、原始憑證填制、審核不夠規(guī)范
雖然為控制成本，一些先進(jìn)的建筑施工企業(yè)已積極引進(jìn)成本管理系統(tǒng)，但是這些系統(tǒng)的起點(diǎn)卻不是原始憑證的填制與審核，作為費(fèi)用管理的基礎(chǔ)，原始憑證在費(fèi)用的記錄、監(jiān)督方面有著重要作用，然而在現(xiàn)金經(jīng)費(fèi)的管理中，原始憑證的填制與審核卻不夠規(guī)范，不少費(fèi)用報(bào)銷單上缺少必要的信息，例如摘要書寫不清或者過于簡(jiǎn)單，無法真實(shí)反映發(fā)生的經(jīng)濟(jì)事項(xiàng);金額填寫不清楚或者與實(shí)際發(fā)生的金額有出入;針對(duì)取得的發(fā)票，經(jīng)辦人在取得時(shí)不會(huì)對(duì)發(fā)票的合規(guī)性進(jìn)行審查，以致發(fā)票時(shí)常出現(xiàn)抬頭不規(guī)范、數(shù)量單價(jià)不全、缺少發(fā)票專用章等情況，如果這些不規(guī)范的發(fā)票在進(jìn)行財(cái)務(wù)報(bào)銷時(shí)才發(fā)現(xiàn)問題，往往難以補(bǔ)救，尤其是一些外地發(fā)票，更換存在著很大的困難;其次，項(xiàng)目施工現(xiàn)場(chǎng)工作人員多，素質(zhì)良莠不齊，且就憑證取得和填制方面，施工企業(yè)往往疏于對(duì)員工的培訓(xùn)，不少員工并不理解管理規(guī)范的重要性，不懂得原始憑證填制規(guī)范對(duì)自己、對(duì)企業(yè)的意義，將憑證的必要審核視為“ 麻煩”，只一味追求費(fèi)用的`報(bào)銷，也不會(huì)認(rèn)真對(duì)待憑證的填制，有時(shí)審核人員發(fā)現(xiàn)憑證要素不全，也不會(huì)積極進(jìn)行補(bǔ)充。
3、會(huì)計(jì)核算不規(guī)范、未建立費(fèi)用分析機(jī)制
在對(duì)原始憑證進(jìn)行審核后，財(cái)務(wù)人員就需要根據(jù)經(jīng)濟(jì)事項(xiàng)編制會(huì)計(jì)分錄，用會(huì)計(jì)語言描述經(jīng)濟(jì)活動(dòng)，但受限于財(cái)務(wù)人員的專業(yè)水平，有時(shí)財(cái)務(wù)人員會(huì)錯(cuò)誤使用會(huì)計(jì)科目導(dǎo)致賬務(wù)處理不準(zhǔn)確，比如應(yīng)當(dāng)計(jì)入安全生產(chǎn)費(fèi)科目的費(fèi)用，誤計(jì)入間接費(fèi)用科目，致使間接費(fèi)用的不當(dāng)增加，而相應(yīng)的安全生產(chǎn)費(fèi)卻達(dá)不到按比例應(yīng)計(jì)提的數(shù)額，導(dǎo)致年終時(shí)不得不對(duì)費(fèi)用進(jìn)行胡亂歸集，有時(shí)由于憑證摘要過于簡(jiǎn)略，與相關(guān)人員又缺乏必要的溝通，財(cái)務(wù)人員無法準(zhǔn)確理解所發(fā)生的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)，導(dǎo)致賬務(wù)處理錯(cuò)誤。 此外，對(duì)費(fèi)用的發(fā)生進(jìn)行分析是十分必要的，一方面增加企業(yè)對(duì)現(xiàn)場(chǎng)經(jīng)費(fèi)的了解，一方面也有助于發(fā)現(xiàn)大額的、異常的費(fèi)用項(xiàng)目，但當(dāng)下不少建筑施工企業(yè)未建立起費(fèi)用的分析機(jī)制，對(duì)費(fèi)用管理僅僅停留在核算層面，不會(huì)對(duì)費(fèi)用的波動(dòng)原因進(jìn)行分析，也不會(huì)復(fù)查大額異常項(xiàng)目，這在一定程度上降低了企業(yè)對(duì)現(xiàn)場(chǎng)經(jīng)費(fèi)的了解和掌控。
三、建筑施工企業(yè)加強(qiáng)現(xiàn)場(chǎng)經(jīng)費(fèi)管理的建議
1、提高員工責(zé)任感為提高員工的責(zé)任感，建筑施工企業(yè)可以采取多種舉措，從文化建設(shè)、制度建設(shè)等方面來提高員工在現(xiàn)場(chǎng)經(jīng)費(fèi)控制中的參與感和成就感。 首先，建筑施工企業(yè)可以考慮向員工強(qiáng)調(diào)現(xiàn)場(chǎng)經(jīng)費(fèi)管理的重要性，歷數(shù)長(zhǎng)期以來的浪費(fèi)例子， 讓員工有意識(shí)地關(guān)注這些出現(xiàn)在身邊的浪費(fèi)現(xiàn)象，樹立起一定的責(zé)任意識(shí);其次，企業(yè)可以考慮制定責(zé)任追究制，定期或者不定期對(duì)一些浪費(fèi)現(xiàn)象進(jìn)行檢查，如在一段時(shí)間內(nèi)出現(xiàn)幾次燈火長(zhǎng)明的情況、是否依然存在水龍頭漏水的情況、耗材的使用是否過于浪費(fèi)等等，如果浪費(fèi)情況仍舊嚴(yán)重，不僅要追究相關(guān)負(fù)責(zé)人的責(zé)任，還可以考慮追究相關(guān)下屬員工的責(zé)任，讓全體員工參與到預(yù)算管控中來;當(dāng)然，在追究責(zé)任的同時(shí)，對(duì)于浪費(fèi)現(xiàn)象控制得力的情況，企業(yè)也可以建立起一定的獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制，如將項(xiàng)目部通過減少浪費(fèi)節(jié)約的現(xiàn)場(chǎng)經(jīng)費(fèi)按照一定的比例提取作為活動(dòng)經(jīng)費(fèi)，在企業(yè)內(nèi)部表彰對(duì)現(xiàn)場(chǎng)經(jīng)費(fèi)管控有重要貢獻(xiàn)的項(xiàng)目部和員工，讓其講述經(jīng)費(fèi)管控的先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，對(duì)于有效的措施，鼓勵(lì)在企業(yè)其他方面也進(jìn)行實(shí)施，以此調(diào)動(dòng)企業(yè)員工對(duì)經(jīng)費(fèi)控制的參與感，提高員工在工作中的成就感。 通過這些舉措，以提升員工的責(zé)任感，增強(qiáng)員工自覺節(jié)約經(jīng)費(fèi)的意識(shí)。 更關(guān)鍵的是能夠提升員工的主人翁意識(shí)，變“ 要我節(jié)約”為“ 我要節(jié)約”，以起到事半功倍的效果。
2、規(guī)范原始憑證的填制和審核作為費(fèi)用開支最基本的記錄憑據(jù)，原始憑證的填制和審核對(duì)現(xiàn)場(chǎng)經(jīng)費(fèi)管理來說十分重要，為此，企業(yè)可以制定制度來規(guī)范原始憑證的填制和審核。 針對(duì)發(fā)票、收據(jù)這種外來原始憑證，企業(yè)明確必需的要素，諸如開票單位名稱、日期、金額、業(yè)務(wù)內(nèi)容、開票單位發(fā)票專用章、發(fā)票不得涂改等，針對(duì)報(bào)銷單的填制，施工企業(yè)要明確填制的內(nèi)容，包括填制人、內(nèi)容摘要、部門負(fù)責(zé)人、經(jīng)費(fèi)限額等，而后將原始憑據(jù)粘貼在報(bào)銷單上，注明附件張數(shù)，遞交負(fù)責(zé)人進(jìn)行審批，對(duì)憑證的審核主要有相關(guān)部門負(fù)責(zé)人和財(cái)務(wù)人員來完成， 部門負(fù)責(zé)人需要對(duì)憑證進(jìn)行形式和實(shí)質(zhì)上的審核，形式上的審核主要是填制要素是否完整，報(bào)銷手續(xù)是否齊全，實(shí)質(zhì)上的審核主要是對(duì)經(jīng)濟(jì)內(nèi)容和金額的審核，例如經(jīng)濟(jì)內(nèi)容是否與預(yù)算審批一致，是否真實(shí)發(fā)生，金額是否在規(guī)定額度內(nèi)，憑證是否齊全且符合相關(guān)規(guī)定等，對(duì)憑證實(shí)質(zhì)上的審核主要依賴部分負(fù)責(zé)人來完成，畢竟，負(fù)責(zé)人對(duì)經(jīng)費(fèi)開支的范圍和額度更為了解，部門負(fù)責(zé)人審核完成后，財(cái)務(wù)人員有權(quán)拒絕對(duì)不規(guī)范的原始憑證進(jìn)行報(bào)銷。
四、結(jié)語
在建筑施工企業(yè)的各項(xiàng)成本中，現(xiàn)場(chǎng)經(jīng)費(fèi)并不是最重要的，但是就耗資巨大的工程項(xiàng)目來說，加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)場(chǎng)經(jīng)費(fèi)的管理可以為建筑施工企業(yè)帶來不小的利益，雖然對(duì)現(xiàn)場(chǎng)經(jīng)費(fèi)的管控需要企業(yè)從多方面努力，管理難度大，但是為了獲得新的利益增長(zhǎng)點(diǎn)、更好的應(yīng)對(duì)未來的競(jìng)爭(zhēng)，建筑施工企業(yè)必須要重視現(xiàn)場(chǎng)經(jīng)費(fèi)的管理。
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