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加強(qiáng)檔案管理助推物業(yè)企業(yè)上水平工作心得
物業(yè)管理工作形成的文件主要有兩大部分，即物業(yè)管理公司日常運(yùn)作形成的普通管理文件和物業(yè)管理實(shí)際操作接收和形成的多種專業(yè)性文件，這些文件完成了現(xiàn)行功能之后，就過渡為物業(yè)檔案。
隨著房地產(chǎn)尤其是物業(yè)管理市場的建立和完善，現(xiàn)代物業(yè)企業(yè)對檔案資源的依賴程度逐漸增強(qiáng)，檔案資源已經(jīng)成為現(xiàn)代物業(yè)企業(yè)經(jīng)營管理不可或缺的重要資源。在現(xiàn)代物企業(yè)里，企業(yè)的重大決策、服務(wù)品牌和人事管理、提高企業(yè)服務(wù)能力和競爭力、建立和傳承企業(yè)文化等都離不開檔案，離不開對檔案資源的管理。
一、 加強(qiáng)檔案管理，經(jīng)濟(jì)效益上水平
實(shí)現(xiàn)經(jīng)濟(jì)效益是企業(yè)追求的目標(biāo)，物業(yè)管理企業(yè)也不例外。檔案管理的重要地位不容忽視。
一方面檔案資源可以發(fā)揮證據(jù)作用，為物業(yè)企業(yè)防范風(fēng)險(xiǎn)挽回經(jīng)濟(jì)損失。比如：1999年10月16日下午，馬樂與同學(xué)到天津市河?xùn)|區(qū)麗苑小區(qū)云麗園蕩秋千，在玩耍中馬樂不慎被秋千頂端的軸夾破手指，后經(jīng)手術(shù)，右手中指末節(jié)部分被截指。馬樂因此將該秋千購置單位小區(qū)開發(fā)商與天津市幼教用品實(shí)業(yè)公司以及小區(qū)物業(yè)管理公司告上法庭。要求賠償原告醫(yī)療費(fèi)、殘疾者生活補(bǔ)償費(fèi)、精神損害賠償費(fèi)、陪伴費(fèi)等經(jīng)濟(jì)損失共計(jì)60417.8元。后經(jīng)查證，物業(yè)公司于20__年1月1日正式接管該小區(qū)進(jìn)行物業(yè)管理，事發(fā)時(shí)物業(yè)公司尚未對云麗園進(jìn)行物業(yè)管理，所以法院不支持原告要求物業(yè)公司進(jìn) 行賠償?shù)闹鲝垺?/p>
再比如，20__年7月18日碧華里小區(qū)5號(hào)樓4樓房屋漏水，將屋內(nèi)木地板泡了起鼓，為此該業(yè)主要求物業(yè)公司賠償其經(jīng)濟(jì)損失近10萬元。物業(yè)公司經(jīng)過查證該業(yè)主辦理入住手續(xù)時(shí)的《房屋驗(yàn)收單》，證明入住時(shí)該房屋各項(xiàng)設(shè)施設(shè)備完好。該業(yè)主在鐵證面前無言以對。
一個(gè)物業(yè)企業(yè)在管理、服務(wù)等過程中，通過對檔案資料的開發(fā)利用，減少了內(nèi)耗，相對地節(jié)省了人力、物力、財(cái)力和時(shí)間，本身就是降低成本、提升利潤的表現(xiàn)。
另一方面加強(qiáng)檔案管理可以防止知識(shí)流失。員工是物業(yè)企業(yè)人力資本，也是“知識(shí)資本”或“智力資本”，作為一種無形資產(chǎn)和源泉，其掌握物業(yè)知識(shí)和管理經(jīng)驗(yàn)存儲(chǔ)在人的大腦里，尤其是物業(yè)管理作為一種共生性的服務(wù)工作，服務(wù)受眾對服務(wù)者的認(rèn)可度是需要時(shí)間和過程的，如果不及時(shí)加以保留和保存，一旦人員流動(dòng)或變化，企業(yè)將承擔(dān)知識(shí)流失的風(fēng)險(xiǎn)和高額人力資源成本。
二、 加強(qiáng)檔案管理，領(lǐng)導(dǎo)決策上水平
北宋皇帝本著“明乎得失之跡，存王道之正，垂鑒于后世”的宗旨，責(zé)成司馬光編著了歷史史卷《資治通鑒》。檔案資源是歷史的活化石，使歷史經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)的總結(jié)，對于企業(yè)決策、制定戰(zhàn)略具有借鑒作用。借鑒以往的經(jīng)驗(yàn)，吸取以往的教訓(xùn)，可以使企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的決策更加適應(yīng)市場要求，更加有利于企業(yè)發(fā)展，更加受到員工擁護(hù)。檔案資源在企業(yè)的決策過程中，扮演著參謀的角色，為領(lǐng)導(dǎo)的決策提供了重要依據(jù)。另外，借鑒其他物業(yè)企業(yè)的成果，利用物業(yè)協(xié)會(huì)和物業(yè)辦他人的知識(shí)信息和資源，為企業(yè)發(fā)展決策服務(wù)也是很重要的。這需要物業(yè)企業(yè)密切與開發(fā)商、業(yè)主會(huì)、行業(yè)主管部門和其他物業(yè)企業(yè)的關(guān)系，獲取更多的學(xué)習(xí)和獲取知識(shí)的機(jī)會(huì)，為我所用，更好地充實(shí)企業(yè)檔案和發(fā)揮檔案的參謀作用。
首先是檔案人員不但要在領(lǐng)導(dǎo)決策前根據(jù)決策要求，收集所有檔案信息，提供相關(guān)原始資料和準(zhǔn)確完整的數(shù)據(jù)，還要在決策執(zhí)行過程中，當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)的參謀。為領(lǐng)導(dǎo)提供有價(jià)值的材料，供領(lǐng)導(dǎo)借鑒；其次在決策落實(shí)后，更要做好收集、整理工作，將決策執(zhí)行全過程所形成的各種文件資料，及時(shí)立卷歸檔，作為新的信息資料儲(chǔ)備在檔案之中，以便日后查考。
三、 加強(qiáng)檔案管理，競爭能力上水平
物業(yè)企業(yè)的發(fā)展主要靠市場開發(fā)和提高原有項(xiàng)目的收繳率兩個(gè)基本途徑，檔案管理對這兩個(gè)方面都是有幫助的。
加強(qiáng)檔案管理，輔助市場開發(fā)。比如，20__年7月10日在東麗區(qū)政府招投標(biāo)過程中，東麗區(qū)政府采購中心負(fù)責(zé)人專程到我公司檔案室參觀考察。規(guī)范的檔案也證明了我公司不愧為一級(jí)資質(zhì)的科學(xué)管理的大型的物業(yè)管理公司，令東麗區(qū)政府采購中心負(fù)責(zé)人刮目相看，規(guī)范的檔案為在物業(yè)的招投標(biāo)中脫穎而出，一舉中標(biāo)起到一定的作用。
挖掘檔案潛力，提高物業(yè)收繳率。物業(yè)企業(yè)應(yīng)在檔案的基礎(chǔ)上，及時(shí)總結(jié)，建立企業(yè)自己的資料庫，包括服務(wù)教材、對法律法規(guī)的解釋、對某一共性問題例如裝修、業(yè)主繳費(fèi)等業(yè)主有疑問如何解釋等。這樣的資料多了，就形成了企業(yè)自己的無形資產(chǎn)，它的實(shí)際作用是巨大的，可以產(chǎn)出可觀的經(jīng)濟(jì)效益。當(dāng)服務(wù)人員遇到任何問題時(shí)，只要一查，所有的必要信息和相關(guān)流程、作業(yè)方法、經(jīng)典案例等都能了解和掌握，同時(shí)，員工也可以在網(wǎng)上隨時(shí)存儲(chǔ)相關(guān)信息，并化為行動(dòng)。這樣的服務(wù)功能，不僅工作效率提高，而且客戶滿意度也會(huì)提升。
物業(yè)企業(yè)競爭已經(jīng)上升為知識(shí)競爭，通過從檔案和資料庫或數(shù)據(jù)庫獲取所需的知識(shí)資源，更為迅速、省錢、便捷，更重要的是切合企業(yè)需要。因此，知識(shí)、經(jīng)驗(yàn)的獲取和積累對企業(yè)競爭力的幫助極大，可以培養(yǎng)企業(yè)的創(chuàng)新能力和集體創(chuàng)造能力。
四、 加強(qiáng)檔案管理，企業(yè)文化上水平
物業(yè)企業(yè)是典型的服務(wù)企業(yè)，企業(yè)文化的建立與傳承決定了這一企業(yè)的發(fā)展是否長遠(yuǎn)，因此有必要對檔案加強(qiáng)管理，因?yàn)樗鼘ζ髽I(yè)文化是有幫助的。
開發(fā)檔案資源不僅能產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益，也能起到穩(wěn)定企業(yè)的作用。，面對時(shí)
下盛行的物業(yè)人員跳槽風(fēng)，跳槽人員帶走管理經(jīng)驗(yàn)怎么辦？更重要的是業(yè)主對新管理人員有一個(gè)認(rèn)識(shí)熟悉過程，在這一過程中滿意度肯定會(huì)下降，直接影響收繳率。應(yīng)認(rèn)識(shí)到問題的嚴(yán)重性，首先要做好管理人員的人事檔案工作，從中發(fā)現(xiàn)問題，向領(lǐng)導(dǎo)建議解決流動(dòng)性強(qiáng)的問題。其次是對管理人員日常的業(yè)主檔案、使用的工程檔案、尤其是好經(jīng)驗(yàn)、好做法注意收集整理、及時(shí)歸檔。保證了企業(yè)在人員跳槽的情況下能照樣服務(wù)照樣發(fā)展，為企業(yè)的穩(wěn)定和發(fā)展解決了后顧之憂。從某種程度上可以說，一個(gè)企業(yè)檔案資源開發(fā)利用的程度決定著企業(yè)的生存與發(fā)展。
培訓(xùn)工作是物業(yè)企業(yè)發(fā)展的必要而迫切的事情。學(xué)習(xí)的內(nèi)容除了其他企業(yè)好的經(jīng)驗(yàn)，利用企業(yè)檔案資源進(jìn)行開發(fā)和享用，也是很重要的方面。由于物業(yè)工作的往復(fù)性和受眾宏觀上的一致性，決定了物業(yè)服務(wù)經(jīng)驗(yàn)的可重復(fù)性。利用典型案例、經(jīng)驗(yàn)講解、舉案說法等形式經(jīng)常性地開展培訓(xùn)教育活動(dòng)，不斷更新員工的知識(shí)，提高其綜合素質(zhì)和創(chuàng)造能力。
物業(yè)企業(yè)應(yīng)重視以企業(yè)商標(biāo)檔案為代表的企業(yè)文化檔案的管理工作。隨著經(jīng)濟(jì)發(fā)展，物業(yè)企業(yè)面臨新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，在提高自身競爭力的同時(shí)，必須注重企業(yè)商標(biāo)檔案的管理。因?yàn)樽陨虡?biāo)是企業(yè)形象的標(biāo)志，是企業(yè)的無形資產(chǎn)，也是企業(yè)財(cái)富的主要組成部分。而商標(biāo)檔案是確立和保護(hù)馳名商標(biāo)專用權(quán)的憑證，首先要提高對商標(biāo)本身價(jià)值的認(rèn)識(shí)，重視對商標(biāo)檔案的宣傳和管理，以在競爭中贏得商機(jī)。其次是收集應(yīng)完整準(zhǔn)確，因?yàn)樯虡?biāo)的形成經(jīng)歷了較長時(shí)間，要多方合作。最后商標(biāo)的利用多為原件查閱，從保護(hù)角度，要規(guī)范查閱和借閱制度，由專人專管。
五、 加強(qiáng)檔案管理，社區(qū)和諧上水平
物業(yè)企業(yè)在經(jīng)濟(jì)建設(shè)、文化建設(shè)、綜合治理和環(huán)境綠化等多方面為社區(qū)做出了很多有益的工作，物業(yè)檔案有利于維護(hù)社區(qū)安定，便利居民生活，保障群眾利益，方便居民再就業(yè)，為轄區(qū)居民提供豐富多彩的文化生活。物業(yè)企業(yè)進(jìn)入或撤出某一社區(qū)，是一件關(guān)系到老百姓的日常生活的大事。檔案管理在這兩個(gè)關(guān)鍵環(huán)節(jié)上起到的是重中之重的作用。
由于近年來社區(qū)發(fā)展過程中不可避免地要協(xié)調(diào)居委會(huì)、物業(yè)公司、業(yè)主委員會(huì)三者之間的關(guān)系，物業(yè)公司和業(yè)主委員會(huì)的相關(guān)資料也就成為搞好社區(qū)發(fā)展所必備的參考資料，因而社區(qū)檔案還應(yīng)該包括物業(yè)管理部門和業(yè)主委員會(huì)在實(shí)踐中形成的檔案；居委會(huì)、物業(yè)公司和業(yè)主委員會(huì)之間的關(guān)系并不是非常融洽，尤其是業(yè)主委員會(huì)和其他兩家之間的矛盾不少。而且業(yè)主會(huì)相對比較松散，居委會(huì)是社區(qū)的全面管理者，而物業(yè)企業(yè)是社區(qū)專業(yè)服務(wù)者。因此，物業(yè)企業(yè)必須加強(qiáng)對檔案的管理，這不僅是對企業(yè)負(fù)責(zé)，也是對轄區(qū)業(yè)主負(fù)責(zé)，對社區(qū)負(fù)責(zé)，對社會(huì)負(fù)責(zé)。
總之，檔案工作是物業(yè)企業(yè)的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，物業(yè)行業(yè)的大發(fā)展，還是需要全體行業(yè)人踏踏實(shí)實(shí)從基礎(chǔ)做起。
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