高校畢業(yè)生檔案信息化建設策略分析論文

　　摘 要： 隨著高校畢業(yè)生人數(shù)不斷打破歷史最高紀錄，社會不得不面對的一個問題就是：關于高校畢業(yè)生檔案的轉(zhuǎn)遞和報到派遣手續(xù)的辦理；隨著新時代信息技術的發(fā)展，高校畢業(yè)生檔案信息化建設工作也成為和諧社會建設的重要工作。因此，加快人力資源部門檔案信息

　　關鍵詞：信息化建設論文

　　【摘要】隨著高校畢業(yè)生人數(shù)不斷打破歷史最高紀錄，社會不得不面對的一個問題就是：關于高校畢業(yè)生檔案的轉(zhuǎn)遞和報到派遣手續(xù)的辦理；隨著新時代信息技術的發(fā)展，高校畢業(yè)生檔案信息化建設工作也成為和諧社會建設的重要工作。因此，加快人力資源部門檔案信息化建設迫在眉睫，尤其是高校畢業(yè)生檔案的管理。本文從高校畢業(yè)生檔案信息化建設存在的問題展開探討，制定科學有效的建設策略，以此提高人力資源部門的高校畢業(yè)生檔案管理工作水平，優(yōu)化人力資源部門對高校畢業(yè)生檔案服務效果。

　　【關鍵詞】高校畢業(yè)生檔案；信息化建設；現(xiàn)狀問題；對策研究

　　一、檔案信息化工作的內(nèi)涵

　　“檔案信息化，就是我國檔案行政管理機構通過統(tǒng)一引導，把現(xiàn)代化信息技術運用到實踐活動中去，對不同種類的檔案資源進行管控以及提供優(yōu)質(zhì)服務，以便適應信息化社會時代對不同類檔案信息的綜合應用需求。簡單來說，即檔案信息輸入、存儲、管理、應用等全面實現(xiàn)網(wǎng)絡化、共享化、數(shù)字化�！�

　　二、高校畢業(yè)生檔案信息化建設的意義

　　從我國當前高校畢業(yè)生檔案管理的實際情況來看，進行高校畢業(yè)生檔案信息化管理對于社會具有重要的作用。由于信息技術的發(fā)展，進行這一項目的建設滿足了時代發(fā)展的要求。高校畢業(yè)生檔案作為重要檔案資源，單位、部門必須緊跟時代步伐，不斷提高辦公自動化水平，滿足時代發(fā)展的需求，實現(xiàn)檔案管理工作模式由管理實體資料向數(shù)字化模式轉(zhuǎn)變；其次，滿足了高校檔案管理工作和社會人力資源的需要。進行畢業(yè)生檔案信息化建設能夠為高�？蒲�、教學、社會管理工作提供高效服務；最后，能夠更好地服務社會�！案咝．厴I(yè)生檔案信息的記載相比于其他檔案信息記載更加真實可靠，對社會、企業(yè)的經(jīng)濟價值更大，進行信息化建設，可以及時有效地為社會公眾提供有所需求的服務，實現(xiàn)高校檔案資源社會共享�！�

　　三、高校畢業(yè)生檔案管理工作的現(xiàn)狀及問題

　�。ㄒ唬┫嚓P單位重視程度不夠，工作不到位。在現(xiàn)實生活中一些單位或部門把高校畢業(yè)生檔案管理工作當作是一件簡單的保管工作，對于它的重要價值沒有深刻認識。在他們看來，它只是占據(jù)他們主要工作的時間不到十分之一，對于高校畢業(yè)生檔案的轉(zhuǎn)移、借閱不出現(xiàn)大的錯誤就可以了，滿足基本外調(diào)、查檔就足夠，從而導致在實際生活中，工作管理人員對高校畢業(yè)生檔案管理工作不合理，使得人力資源管理混亂。

　�。ǘ�）有關法律法規(guī)制度不健全，缺乏規(guī)范性。我國目前針對檔案管理的相關法律，只有《中華人民檔案法》，對其修改也是非常有限。各級政府、部門在傳達信息、任務分工僅僅依靠通知或者采用暫時性的決策，同時，人事檔案信息歸卷等沒有明確法律條文規(guī)定，使得信息材料無法統(tǒng)一。當前國家放松對戶籍制度的管理，使得人員流動加快，這在高校畢業(yè)生人群中表現(xiàn)最為突出，由此產(chǎn)生的檔案信息接收、轉(zhuǎn)遞問題不可避免，給人事檔案工作人員帶來極大挑戰(zhàn)。

　　（三）硬件投入不足，管理方法不科學。存儲畢業(yè)生檔案的檔案室應該是管理規(guī)范、環(huán)境良好的地方，然而在實際的工作中，一些專門負責高校畢業(yè)生檔案管理的單位不愿意在檔案室添置新設備，導致檔案管理設備簡陋，更有甚者，由于人事檔案管理不規(guī)范、不標準，引起檔案信息材料霉變，對以后高校畢業(yè)生檔案的利用產(chǎn)生了嚴重的不良影響。

　�。ㄋ模�檔案管理水平不高，管理手段落后。在實際的高校畢業(yè)生檔案管理工作中，一些單位、部門對它的重要性認識不夠，管理上缺乏專配人員，這就出現(xiàn)對畢業(yè)生檔案的重要性、檔案管理具體要求、檔案材料整理方式、轉(zhuǎn)接等工作不熟悉，難以適應高校畢業(yè)生在人力資源市場的需求的問題。在管理手段方面，顯得陳舊，不懂得未就業(yè)高校畢業(yè)生檔案管理，在調(diào)閱檔案時絕大多數(shù)情況下是采用原始的手工操作，使得畢業(yè)生檔案材料紙質(zhì)發(fā)黃變脆、字跡漸退，對后來的檔案利用不利。

　　四、人力資源部門對高校畢業(yè)生檔案信息化建設的策略選擇

　�。ㄒ唬┲匾晫Ω咝．厴I(yè)生檔案材料的收集。由于人事檔案管檔人員、制度的改革、考察、培訓等需求隨著時代的發(fā)展不斷發(fā)生新變化，這為新時期高校畢業(yè)生檔案管理工作帶來了更多的困難“對于因為某些原因出現(xiàn)檔案的調(diào)用、查閱，需要及時把檔案歸置原處，并且按照檔案工作的有關規(guī)定，實行全國統(tǒng)一標準整理裝訂。”

　�。ǘ�）加強對高校畢業(yè)生檔案管理的基礎建設。人力資源部門要把高校畢業(yè)生檔案管理工作放在重中之重的位置，根據(jù)國家有關法律法規(guī)的要求去執(zhí)行。一方面要建立堅固的、防火、防潮的專門檔案庫房，同時庫房設施要做到“六防”，也就是防火、防潮、防盜、防光、防高溫防蛀。

　�。ㄈ�）加快建立高校畢業(yè)生檔案目錄數(shù)據(jù)庫。“高校畢業(yè)生檔案信息化建設是以數(shù)據(jù)形式集合成數(shù)據(jù)庫，把原來紙張上順序的、線性的方式轉(zhuǎn)變?yōu)橛嬎銠C的直接的、網(wǎng)狀的方式，使得檔案管理形式發(fā)生了根本性的改變�！薄叭瞬沤涣魇聵I(yè)發(fā)展到今天，有著十幾年的歷史，并且發(fā)生了巨大的改變，在高校畢業(yè)生檔案管理工作中表現(xiàn)尤為突出，因此，我們需要加快對高校畢業(yè)生檔案管理信息化建設，促進工作效率提高、優(yōu)化服務水平”。

　　五、結語

　　為了轉(zhuǎn)變部分單位、部門對高校畢業(yè)生檔案“無用的觀念和思想”，人力資源部應該在體制、政策、制度改革的前提下，進一步完善我國的高校畢業(yè)生檔案管理機制，了解信息化建設工作的重要性、理解檔案工作信息化建設、發(fā)展對學校、社會經(jīng)濟建設具有哪些極其重要的作用。對高校畢業(yè)生檔案信息化建設工作要從存在的問題出發(fā)，制定科學合理有效的應對策略，同時，確保檔案工作必須與社會接軌、與國際接軌、與未來接軌。

　　【參考文獻】

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