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對高校畢業(yè)生檔案意識弱化的現(xiàn)狀分析及思考論文
【論文摘要】高校畢業(yè)生檔案是國家人事檔案的重要組成部分，高校畢業(yè)生檔案意識的強弱將對整個社會檔案意識的形成產(chǎn)生深刻影響。本文針對當(dāng)前高校畢業(yè)生檔案意識弱化這一現(xiàn)狀，分析了高校畢業(yè)生檔案意識弱化的原因，并就如何增強高校畢業(yè)生檔案意識提出了對策和方法。
【論文關(guān)鍵詞】高校畢業(yè)生 檔案意識弱化 對策
高校畢業(yè)生檔案是學(xué)生在校期間學(xué)習(xí)、生活及重要社會實踐活動的真實記錄，是反映學(xué)生綜合素質(zhì)和家庭社會關(guān)系等方面的主要原始材料，也是用人單位選人、用人決策的重要依據(jù)。所謂檔案意識，就是人們對檔案以及檔案工作這一客觀事物的主觀反映，是對檔案和檔案工作態(tài)度和認(rèn)知的總和，它決定了人們對檔案的社會地位和作用的認(rèn)識。高校畢業(yè)生檔案意識的強弱直接關(guān)系到高校畢業(yè)生檔案管理水平的高低，因此，增強檔案意識是提高高校畢業(yè)生檔案管理水平的關(guān)鍵。
一、高校畢業(yè)生檔案意識弱化現(xiàn)狀的主要表現(xiàn)
�。ㄒ唬n案意識淡薄，缺乏關(guān)心檔案去向的意識。高校畢業(yè)生不同程度的存在對檔案重視不夠，沒有認(rèn)識到檔案的真正價值。多數(shù)畢業(yè)生對檔案采取漠不關(guān)心甚至完全忽視的態(tài)度，沒有主動關(guān)心自己檔案材料內(nèi)容和檔案去向的意識。一些畢業(yè)生認(rèn)為自己的檔案到了單位后“沒什么用”；另一些就業(yè)于私營企業(yè)、民營企業(yè)等沒有人事主管權(quán)的非公有制單位的畢業(yè)生，更是“遺忘”了自己的檔案，懷著一種要不要檔案無所謂的態(tài)度；有些畢業(yè)生等到再需要檔案時，回到學(xué)院相關(guān)部門詢問，已寄回到生源地的畢業(yè)生管理部門，再進(jìn)行查找就非常困難了。
�。ǘ┊厴I(yè)生建檔意識薄弱，對檔案管理制度了解不夠。由于畢業(yè)生對學(xué)校檔案管理制度不了解或相關(guān)老師對檔案材料的規(guī)范強調(diào)不夠，這就造成了學(xué)生在建檔時出現(xiàn)好多問題。如：學(xué)生在填寫表格時用圓珠筆填寫，用簡化字或繁體字簽名，日期填寫不完整，文字材料書寫不規(guī)范，個別信息不真實等，致使檔案雜亂無體系，殘缺不完整，不能向用人單位反映大學(xué)生的全貌，不能為大學(xué)生就業(yè)提供真實可靠的依據(jù)。
二、高校畢業(yè)生檔案意識弱化的原因分析
�。ㄒ唬v史原因
由于歷史的原因造成了檔案的封閉性和神秘感，新中國成立以來，片面強調(diào)檔案的機要性和保密性，使得檔案在人們的心中顯得很神秘。談到“檔案”二字，大家都覺得離自己有一定的距離，給人一種高深莫測之感，往往被人們誤解。改革開放后這種誤解有所消除，但任何事物的發(fā)展都需要一個過程，因此，要徹底改變這種不成熟的檔案意識還需一定時日。
（二）社會原因
進(jìn)入21世紀(jì)，隨著市場經(jīng)濟的飛速發(fā)展，人才流動隨之變得更加活躍和頻繁，整個社會彰顯出前所未有的生機與活力。這就加大了社會檔案管理工作的難度，也更加凸顯了提高檔案管理水平的重要性。同時，正是這空前大規(guī)模的人才流動使得人們逐漸忽視了檔案的價值和作用，尤其是部分私營企業(yè)和規(guī)模比較小的單位甚至根本不考慮畢業(yè)生的檔案問題，從而影響到整個社會檔案意識呈現(xiàn)弱化的趨向，這直接或間接得影響了高校畢業(yè)生對自己檔案重要性的認(rèn)識。
�。ㄈ└咝Ｔ�
1.高校檔案管理部門宣傳力度不大。高校對檔案管理方面的法規(guī)制度宣傳力度不夠，致使畢業(yè)生對個人檔案享有的權(quán)利和應(yīng)盡的義務(wù)知之甚少。檔案工作在高校工作中多處于默默無聞的幕后狀況，與師生有一定距離，在宣傳教育方面沒有“話語權(quán)”。有的檔案管理部門受歷史傳統(tǒng)觀念影響，認(rèn)為檔案跟機密工作緊密相連，在工作中束手束腳，擔(dān)心畢業(yè)生隨意翻看、改動、損壞檔案材料，這在無形中大大影響了檔案價值的有效發(fā)揮。
2.高校檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)不高，責(zé)任心不強。由于高校對學(xué)生檔案重視程度不高，管理投入不夠，大部分高校并沒有配備專職的學(xué)生檔案管理人員，而兼職檔案員都有自己的本職工作，不可能有充足的時間和精力投入到畢業(yè)生檔案管理工作中去。同時，兼職的檔案管理人員沒有經(jīng)過專業(yè)的培訓(xùn)，自身檔案意識淡薄，專業(yè)知識欠缺，未形成規(guī)范化、科學(xué)化的管理理念。這些不僅影響到學(xué)生檔案的管理，而且也難以適應(yīng)人才市場對新時期畢業(yè)生檔案的新要求。
3.高校檔案管理體制亟待健全和完善。目前，各個高校學(xué)生檔案管理體制不一，缺乏必要的管理規(guī)章制度，多數(shù)高校無專職工作人員負(fù)責(zé)學(xué)生檔案管理，一般都是在畢業(yè)生離校前臨時突擊整理，完成畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞工作。此外，高校檔案知識教育長期缺位，也直接導(dǎo)致大學(xué)生對自我檔案的重要性認(rèn)識不足。
�。ㄋ模┊厴I(yè)生自身原因
當(dāng)前，高校畢業(yè)生為了能找到一份好工作，他們忙于包裝推銷自己，奔波在各個招聘會上，參加各種選聘考試，接受用人單位的面試。面對來自社會、家庭和學(xué)校的多重壓力，客觀上使得畢業(yè)生們無暇考慮自己的檔案問題。同時，主觀上由來已久的淡薄的檔案意識也使他們大都忽略了自己的檔案。不少畢業(yè)生認(rèn)為找工作看重的是能力，檔案是“身外之物”，無關(guān)緊要，有沒有，或放在哪里，都無所謂。
三、增強高校畢業(yè)生檔案意識的對策
（一）加強畢業(yè)生檔案意識教育，把檔案教育納入到畢業(yè)生就業(yè)指導(dǎo)工作體系中來。高校應(yīng)在就業(yè)指導(dǎo)課及平時日常管理工作中，加大宣傳教育力度，如通過舉辦專題講座、集中培訓(xùn)等方式，讓畢業(yè)生從主觀上認(rèn)識到個人檔案對本人發(fā)展的重要性。高校要使畢業(yè)生認(rèn)識到就業(yè)的過程不僅是一個尋找用人單位的過程，還是一個向社會提供畢業(yè)生信息資源的過程，這就需要畢業(yè)生在校學(xué)習(xí)期間不斷完善提升自我，總結(jié)積累各方面表現(xiàn)的信息資料，以最優(yōu)異的表現(xiàn)證明自己的實力，把自己的每一點成績都有意識的“歸檔”，使這種“有案可稽”的檔案意識成為自己的一種習(xí)慣或觀念。
�。ǘ┮哉\信教育為重點，讓畢業(yè)生適當(dāng)參與建檔的實踐，激發(fā)他們對檔案的興趣，強化畢業(yè)生檔案意識。在畢業(yè)生建檔過程中，可以指導(dǎo)畢業(yè)生模擬建檔，并借此對畢業(yè)生開展檔案知識的宣傳和教育。一方面要教育學(xué)生通過自身努力，使自己的檔案更加充實、完美；另一方面要教育學(xué)生所有歸檔材料都要真實準(zhǔn)確，不能有不誠實行為，要為用人單位及社會衡量個人品德提供重要依據(jù)。
（三）高校應(yīng)提升畢業(yè)生檔案管理水平，不斷強化畢業(yè)生檔案意識。
1.健全高校畢業(yè)生檔案管理制度。一方面，針對目前高校檔案管理體制的現(xiàn)狀，應(yīng)盡快建立健全檔案管理的各項規(guī)章制度，對畢業(yè)生檔案實行規(guī)范化管理。無論是《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》，還是《普通高等學(xué)校管理規(guī)定》，均較少提及學(xué)生檔案管理。因此，教育主管部門應(yīng)盡快制定高校學(xué)生檔案管理辦法，是高校畢業(yè)生檔案管理制度化、規(guī)范化。
2.強化檔案服務(wù)意識，提高畢業(yè)生檔案利用效率。一方面，高校畢業(yè)生檔案管理人員要擺正位置，牢固樹立“服務(wù)第一”的宗旨，服務(wù)過程中要熱情、細(xì)致、周到、方便、高效的為畢業(yè)生服務(wù)，從而使畢業(yè)生滿意。要克服以往那種“臉難看、事難辦”的不良現(xiàn)象，進(jìn)一步加強職業(yè)道德建設(shè)，提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。另一方面，畢業(yè)生檔案管理者要強化主動服務(wù)的意識，落實畢業(yè)生檔案管理的相關(guān)措施，使畢業(yè)生無論是在校內(nèi)還是校外都能切實利用到自己的檔案，進(jìn)而提高檔案意識。此外，檔案管理者還要充分利用校園網(wǎng)等現(xiàn)代化信息平臺，將畢業(yè)生檔案材料的相關(guān)數(shù)據(jù)通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)規(guī)范起來，提高檔案管理的技術(shù)水平和工作效率。
3.提高畢業(yè)生檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。建設(shè)一支高素質(zhì)的畢業(yè)生檔案工作人員隊伍，是做好畢業(yè)生檔案管理工作的基礎(chǔ)和前提。高校應(yīng)配備專門管理人員，制定相關(guān)管理制度，明確各方面的工作職責(zé)。檔案管理者應(yīng)不斷學(xué)習(xí)更新知識結(jié)構(gòu)，真正為畢業(yè)生和用人單位提供服務(wù)。不斷學(xué)習(xí)更新知識結(jié)構(gòu)，不斷改變傳統(tǒng)做法和習(xí)慣，不斷掌握新時期檔案管理的新理論和新技術(shù)，真正為畢業(yè)生和用人單位提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，使畢業(yè)生檔案真正成為反映畢業(yè)生全面進(jìn)步的記錄，輔助就業(yè)的工具和成長成才的載體。
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