火鍋連鎖加盟店的采購(gòu)規(guī)章創(chuàng)業(yè)故事
物價(jià)核定小組
物價(jià)核定小組的成員由采購(gòu)部經(jīng)理、行政總廚、財(cái)務(wù)總監(jiān)、店長(zhǎng)組成。他們的共同職能是當(dāng)采購(gòu)員需要采購(gòu)一批大宗物品時(shí)，統(tǒng)計(jì)員和采購(gòu)員要先提供兩個(gè)以上的供貨點(diǎn)以及報(bào)價(jià)給物價(jià)核定小組做參考。物價(jià)核定小組會(huì)不定期的到市場(chǎng)上考察供貨點(diǎn)和價(jià)格，然后根據(jù)調(diào)查的結(jié)果決定購(gòu)買地點(diǎn)和價(jià)格。這個(gè)小組的另外—個(gè)職能是確定對(duì)外招標(biāo)物品的供貨商。當(dāng)需要通過招標(biāo)的方式確定供貨商時(shí)，比如酒水、蔬菜、家禽、糧油等的供貨商家，物價(jià)核定小組要根據(jù)各家供貨商提供的價(jià)位和物品質(zhì)量確定哪家中標(biāo)。這樣做不僅限制了采購(gòu)員的權(quán)限，還因?yàn)椴少?gòu)部經(jīng)理、行政總廚、財(cái)務(wù)總監(jiān)、店長(zhǎng)四人共同把關(guān)，杜絕了采購(gòu)中貓膩事件的發(fā)生。
統(tǒng)計(jì)員
統(tǒng)計(jì)員是一個(gè)特殊的職務(wù)，既不屬于前廳也不屬于后廚，主要的工作就是每天到市場(chǎng)上調(diào)查各種原材料的價(jià)格，然后把調(diào)查的結(jié)果提供給物價(jià)核定小組，以便于物價(jià)核定小組制定每日的供貨價(jià)。除此之外，統(tǒng)計(jì)員每天還要幫助財(cái)務(wù)核對(duì)實(shí)際收款和廚房的出菜單據(jù)的準(zhǔn)確性。簡(jiǎn)單地說他就是一個(gè)市場(chǎng)調(diào)價(jià)員。
采購(gòu)員
采購(gòu)員的人數(shù)要根據(jù)連鎖店的大小設(shè)置，如果規(guī)模比較大，就要設(shè)立專門的采購(gòu)部，由采購(gòu)經(jīng)理、市場(chǎng)審計(jì)—、采購(gòu)員、庫(kù)管員組成。如果是小型的企業(yè)，只設(shè)置一名采購(gòu)員就可以。一般采購(gòu)員的直接上司有兩位：采購(gòu)經(jīng)理和財(cái)務(wù)經(jīng)理。采購(gòu)經(jīng)理主要負(fù)責(zé)日常工作安排及考勤管理，財(cái)務(wù)經(jīng)理負(fù)責(zé)賬務(wù)的監(jiān)督管理。采購(gòu)員的主要職責(zé)是負(fù)責(zé)物品的采購(gòu)工作。
在采購(gòu)時(shí)要注意以下幾點(diǎn)：
1、審核各部門提交的采購(gòu)計(jì)劃是否已經(jīng)由相關(guān)部門或主管領(lǐng)導(dǎo)審核批準(zhǔn)，申購(gòu)單是否要素齊全，真實(shí)有效，沒有審批的申購(gòu)單應(yīng)核實(shí)后再執(zhí)行；
2、及時(shí)與庫(kù)管溝通，看所需采購(gòu)的物品是否還有存貨，各部門提交的采購(gòu)計(jì)劃是否否重復(fù)，是否可以進(jìn)行合理調(diào)劑，經(jīng)確認(rèn)后再執(zhí)行；
3、在采購(gòu)時(shí)發(fā)現(xiàn)市面供貨情況不能滿足需求時(shí)，不能私自做主換購(gòu)其它物品，需迅速向申購(gòu)部門反饋信息，協(xié)商解決，
4、在采購(gòu)過程中及時(shí)了解掌握市場(chǎng)物品價(jià)格信息的變化，把可靠的供貨商信息和采購(gòu)地點(diǎn)提供給物價(jià)小組，便于物價(jià)小組備用，如果發(fā)現(xiàn)更合理的采購(gòu)方案要及時(shí)向相關(guān)部門匯報(bào)；發(fā)現(xiàn)有用的市場(chǎng)信息要及時(shí)與相關(guān)部門溝通；發(fā)現(xiàn)新上市的'食品信息應(yīng)及時(shí)上報(bào)廚師長(zhǎng)，供其制作新菜參考。
采購(gòu)程序
審核申購(gòu)單
每晚下班前廚師長(zhǎng)和大堂經(jīng)理要將審查好的申購(gòu)單簽字后交給采購(gòu)部。申購(gòu)單為一式三聯(lián)，一聯(lián)留底用，一聯(lián)交給庫(kù)管員，第二天驗(yàn)收貨物時(shí)核對(duì)數(shù)目用，一聯(lián)交采購(gòu)部作為采購(gòu)物品的清單。如果單項(xiàng)物品超過２００元，或者屬于新增加的物品，應(yīng)先交給總經(jīng)理審批，總經(jīng)理簽字同意后才能生效。
采購(gòu)員購(gòu)貨
采購(gòu)員接到申購(gòu)單后，要及時(shí)和庫(kù)房聯(lián)系，根據(jù)申購(gòu)物品核對(duì)庫(kù)存，確定該物品已無庫(kù)存后，再去市場(chǎng)上采購(gòu)，對(duì)于那些定點(diǎn)采購(gòu)的物品，采購(gòu)員可直接電話通知供貨商準(zhǔn)備好次日需要的物品。采購(gòu)時(shí)要索要正規(guī)發(fā)票并準(zhǔn)礁填寫抬頭。
物品入庫(kù)
采購(gòu)員采購(gòu)回所需原材料后。如果是直撥物資，庫(kù)管員根據(jù)前一天的申購(gòu)單和購(gòu)買憑證驗(yàn)收貨物的數(shù)量，廚房驗(yàn)收貨物的質(zhì)量，審計(jì)員根據(jù)物品的單價(jià)和實(shí)際支付的總金額驗(yàn)收貨物：如果是入庫(kù)商品，庫(kù)管員要根據(jù)申購(gòu)單核對(duì)物品的數(shù)量和規(guī)格，審計(jì)員出示單價(jià)及總金額，遇到需、要用料人來確定物品質(zhì)量的情況，用料人要現(xiàn)場(chǎng)驗(yàn)貨。
填寫報(bào)銷單
直撥物資報(bào)銷方法：庫(kù)管員驗(yàn)收完物品后，根據(jù)驗(yàn)收的單據(jù)填寫三聯(lián)直撥報(bào)銷單（一聯(lián)廚師長(zhǎng)保留，一聯(lián)庫(kù)房保留，一聯(lián)做報(bào)銷憑證），然后由廚師長(zhǎng)、庫(kù)管、審計(jì)員、采購(gòu)員簽字，然后交由總經(jīng)理簽字，只有五人全部簽字后才能報(bào)銷。入庫(kù)物資報(bào)銷方法：采購(gòu)員購(gòu)回入庫(kù)物資經(jīng)庫(kù)管員驗(yàn)收合格后，庫(kù)管員填寫入庫(kù)單據(jù)并簽字，再由審計(jì)員和采購(gòu)員簽字，然后一聯(lián)留底，一聯(lián)作為報(bào)銷憑證，總經(jīng)理簽字后就可報(bào)銷。
出庫(kù)物資
每天早上各部門主管在本部門所需領(lǐng)用的領(lǐng)料單上簽字，庫(kù)管員根據(jù)領(lǐng)料單的數(shù)量發(fā)放物品。晚上下班前，相關(guān)部門主管需要到庫(kù)房統(tǒng)一簽領(lǐng)出庫(kù)單，出庫(kù)單共三聯(lián)，一聯(lián)留底備用，一聯(lián)報(bào)財(cái)務(wù)核算成本，一聯(lián)交相關(guān)部門參考。
其他要求：
�。�、酒水、低耗和一次性用品的申購(gòu)對(duì)于酒水、低耗物品和一次性用品酒店應(yīng)該設(shè)置一個(gè)最低儲(chǔ)備量，當(dāng)某一物品達(dá)到最低儲(chǔ)備量時(shí)，庫(kù)管員要電話通知相應(yīng)的供貨商或采購(gòu)購(gòu)買，不再由使用部門出具申購(gòu)單。
2、所有供貨商提供的物品質(zhì)量和價(jià)格應(yīng)由采購(gòu)、使用部門、審計(jì)、財(cái)務(wù)、總經(jīng)理同意后方能實(shí)施。
3、所有采購(gòu)組人員和車輛，在沒有采購(gòu)任務(wù)時(shí)，皆應(yīng)在店內(nèi)，隨時(shí)待命（特殊情況除外）。
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