國際工程物資采購與物流管理方法探討論文
國際工程物資管理是國際工程項目管理的重要組成部分,在物資管理中，工程物資的物流管理工作猶為重要，因為物資供應(yīng)的是否及時，直接影響工程項目的順利進行。尤其是我們現(xiàn)在施工的國家，主要集中在非洲國家，物資都相當?shù)呢汃ぃ芏嗟奈镔Y、設(shè)備都需要從中國或第三國購買，并且在采購的過程中，要綜合考慮物資設(shè)備的質(zhì)量，標準，規(guī)格，交貨期等綜合因素同時，還要考慮，運輸，退稅，進口關(guān)稅，結(jié)關(guān)等其它方面的因素，需要從整個供應(yīng)鏈角度來考慮問題，由于涉及到的要素太多，如果處理不好，經(jīng)常是影響項目生產(chǎn)的“瓶頸”問題，必須要引起高度重視，所以，我們需要從人員配置方面，制度管理方面都需要加強，然后從計劃管理，物流管理風(fēng)險控制都方面著手，控制項目的物資成本，保證項目的順利進行和效益。
1前言
物資采購在項目實施過程具有舉足輕重的位置，是項目成敗的關(guān)鍵因素之一。因為項目的大部分資金除土建和咨詢服務(wù)以外，都用于采購項目建設(shè)所需的貨物，如機械設(shè)備，儀器儀表、運輸工具、建筑材料、生產(chǎn)資料等等，項目物資和設(shè)備的采購花費往往占整個合同價的50%以上，因而物資整個供應(yīng)鏈能否有效進行，會直接影響項目成本和項目的經(jīng)濟效益。
在國際工程中，物資采購與物流管理相對更為復(fù)雜。特別是承建的大部分國外工程項目又主要分布在非洲偏遠的地區(qū)，項目周邊往往物資匱乏，交通條件差，物資很少一部分可以就地解決，有些需要從國內(nèi)或第三國訂購，物資采購工作又增加了國際貿(mào)易、出口、發(fā)運、清關(guān)、計稅、結(jié)關(guān)等工作，由于距離遠，耗時長，物資供應(yīng)和管理問題往往是制約海外工程項目的“瓶頸”問題。很多剛剛邁出國門的公司，雖然在施工方面毫不遜色，但是由于地理條件的改變，由于空間距離的改變，項目經(jīng)常因為一個小小部件的損壞，使得設(shè)備停置半個月，甚至一個多月，導(dǎo)致整個生產(chǎn)程序停了下來，給項目造成了巨大的損失，這樣的教訓(xùn)不勝枚舉。所以，為了避免類似的教訓(xùn)重復(fù)發(fā)生，筆者結(jié)合在國內(nèi)，海外工程施工中的一些實際工作中的經(jīng)驗和做法，談?wù)勗趪H工程物資采購與物流管理的方法，拋磚引玉，與大家一起學(xué)習(xí)探討。
2 目前國際工程物資管理的現(xiàn)狀
2.1 物資管理人員素質(zhì)低下
由于人員業(yè)務(wù)水平普遍較低，沒有物資管理的意識，經(jīng)常會出現(xiàn)：物資管理人員對市場情況不了解，采購時舍近求遠;物資采購計劃編制不及時，經(jīng)常性造成緊急采購和胡亂采購的情況;物資計劃編寫不規(guī)范、物資的必要信息提供不完整，供應(yīng)方不停澄清計劃造成時間的浪費，甚至造成采購錯誤，積壓和耽誤生產(chǎn);
由于負責物資采購的人員年輕沒有經(jīng)驗，缺乏專業(yè)知識，經(jīng)常出現(xiàn)采購錯誤的情況。發(fā)運人員與購買人員兩層皮，配合不順暢，延誤物資到達工地的時間和物資的質(zhì)量。
2.2庫存管理不到位
由于對物資庫存沒有合理的規(guī)劃和預(yù)測，物資儲備過多將積壓資金，影響資金周轉(zhuǎn),會造成不良資產(chǎn);而儲量不足又將影響生產(chǎn)，造成緊急采購,增加采購成本支出,更甚者造成停工待料的嚴重后果。這種情況在一些項目中未得到足夠的重視，有著深刻的教訓(xùn)。
2.3物資管理流程有待系統(tǒng)化、規(guī)范化
由于物資管理工作是輔助工作，并且項目的大多數(shù)人員沒有國外經(jīng)驗，對于物資管理工作只是象國內(nèi)一樣的，簡單理解為物資采購、收、發(fā)、保管，人人能做的工作，因此無專業(yè)技能的人員去從事物資管理工作，常常造成基本的物資統(tǒng)計信息無法提供，管理混亂，更談不上對材料的監(jiān)督和控制工作。
3 主要對策和管理措施
3.1加強隊伍建設(shè)，提高人員業(yè)務(wù)素質(zhì)，亟待建立一支高素質(zhì)高效率的物資管理團隊
3.1.1把好人員選拔關(guān)
從事國際項目管理的人員，要充分領(lǐng)會到物資管理工作的的重要性，選好物資管理人員，使其具備有良好的語言(聽說讀寫譯)能力、國際貿(mào)易知識、計算機應(yīng)用技能、物資管理基本知識、同時要具備相應(yīng)的帳務(wù)財務(wù)基本知識、基本的定額預(yù)算知識、工程基本知識等相關(guān)知識。要切實重視物資管理人員，保持其相對穩(wěn)定性，從崗位和待遇上要體現(xiàn)出來。
3.2.2當?shù)負駜?yōu)聘用
利用比較優(yōu)勢，結(jié)合項目和當?shù)厝藛T情況，利用當?shù)厝肆Y源，降低人員使用成本�，F(xiàn)在不少項目，已經(jīng)開始利用當?shù)氐氖炀毤脊せ蚺嘤?xùn)他們在清關(guān)、采購、倉庫管理方面獨當一面進行材料管理工作。將憑證、帳、表設(shè)計成中英文格式，培訓(xùn)他們接受我們的管理要求和程序辦理，起到了良好效果。
3.2做好物資采購計劃，確保項目物資管理井然有序。
3.2.1制定物資采購計劃的基本原則
在物資購買的過程中，物資計劃的制定，是非常重要的一步，如果物資的計劃的制定不夠明確，那么物資購買就無法進行下一步。并且如果物資計劃如果制定的不當，不能根據(jù)項目的進展做到短，中，長期相結(jié)合，那么就有可能經(jīng)常物資供應(yīng)會出現(xiàn)斷檔的情況，并且會經(jīng)�？者\物資，造成大量的浪費。所以，如果不能制定一個好的計劃，那么物資采購，不但不能做到井然有序，而且每天會毛手毛腳。
結(jié)合施工計劃、物資消耗定額管理和不同材料的性能特點等因素，各相關(guān)部門配合編制好各種物資計劃。編制計劃的原則是‘誰用料，誰提交需求計劃’即：使用部門或人員提交材料需要計劃，材料管理部門結(jié)合市場和儲備編制采購、供應(yīng)和資金計劃。不同材料計劃有不同的要求和用途不同，材料計劃的編制是材料管理的‘龍頭’，抓好材料計劃管理工作，可以避免‘頭疼醫(yī)頭，腳疼醫(yī)腳’混亂和總是緊急采購的工作。另外，因施工生產(chǎn)任務(wù)增減或變更設(shè)計等原因，物資需用量出現(xiàn)增減，以及品種規(guī)格的變更，在規(guī)定時間內(nèi)還要編制物資調(diào)整計劃。
貨物采購計劃應(yīng)考慮的幾方面因素：
(1)采購貨物的種類，數(shù)量，具體的技術(shù)規(guī)格，性能要求。要盡量依據(jù)數(shù)目的需要選用國際通用的標準和規(guī)格。
(2)所采購的貨物預(yù)計投入使用時間，要考慮貨款成本、集中采購和分批采購的利弊等因素。
要根據(jù)市場結(jié)構(gòu)、供貨能力以及競爭性，確定采購的批量安排。
(4)采購工作的協(xié)調(diào)。協(xié)調(diào)管理多批、多項、不同性質(zhì)、不同品目的采購是一項復(fù)雜的系統(tǒng)工程。
(5)物資計劃編號的制定，這些直接涉及到物資購買情況的跟蹤和完成情況。
(6)物資計劃一定要清晰明確，讓人一目了然。否則來回往復(fù)，無形中會耽擱很多事情，并且很容易弄錯
3.3正確選擇購買渠道，有效控制購買成本。
國外項目的物資采購主要有以下三種渠道：項目所在國物資采購，中國國內(nèi)的物資采購，第三國的物資采購。物資采購部門應(yīng)隨時了解各類物資的市場動態(tài)，做好市場調(diào)查，然后根據(jù)物資計劃，選擇適當?shù)馁徺I方式。
3.3.1對于當?shù)厥袌龉⿷?yīng)充裕的物資，工具等以及油料，水泥，地材，木材等大宗物資能在當?shù)亟鉀Q的就地解決，這樣做的好處是可以避免占用資金，隨用隨買，簡單易行。
3.3.2對于生活物資，專用工具，輪胎，活動房屋，以及一些國內(nèi)價格較好，并且質(zhì)量比較可靠的設(shè)備，如中小型推土機，挖掘機，裝載機，壓路機，翻斗車等等以及相應(yīng)的配件都可以從中國采購。尤其目前在中國有很多新型的產(chǎn)品，可以大幅度降低使用項目的成本，要密切關(guān)注，在帶動國內(nèi)物資出口的同時可以較大程度的降低項目的成本，從而也為項目的經(jīng)營做出一定的貢獻。
3.3.3 對于大宗物資可以考慮就近第三國采購的方式，瀝青可以選擇從中東進口，鋼筋可以考慮從土耳其進口，大型的設(shè)備從中東進口等等。另外可以根項目持有的外匯品種來決定購買設(shè)備從哪個國家買，比如項目所收到的外幣是歐元，就可以考慮從瑞典，德國等地購買設(shè)備，等意大利等地考慮購買鋼護欄以及土工布等物資。以上這些信息的獲得主要來自項目所在國的一些大使館，現(xiàn)在由于INTERNET的廣泛應(yīng)用，使得信息的或者獲得更加容易。
3.3.4 通過區(qū)別采購的好處在既可以降低采購成本，又可以提高辦事效率，為項目的有效進行提供保證。
3.4跨國的物資設(shè)備采購流程
跨國物資采購根據(jù)購買方所在國分為，從國內(nèi)或從第三國進口物資設(shè)備兩種情況。此類采購，相對在項目所在國采購方式來說流程比較復(fù)雜，一般包含三部分工作：項目根據(jù)物資計劃尋找商家并簽訂合同，國內(nèi)物資供應(yīng)部門執(zhí)行購買出口，項目所在國家辦事處進行進口清關(guān)結(jié)算。
3.4.1項目物資采購流程
項目對于每次物資采購建立購買檔案，檔案登記內(nèi)容如下：
(1)經(jīng)過項目總經(jīng)或項目機械總監(jiān)審批過，并經(jīng)過項目經(jīng)理批示的計劃。
(2)列明購買方式，詢價內(nèi)容，并設(shè)定計劃編號。
(3)多次反復(fù)報價。
(4)確認購買傳真文件，商務(wù)合同。
(5)內(nèi)附，物資動態(tài)表，跟蹤物資的進展情況。
(6)內(nèi)附，付款情況檔案，記錄付款情況。
(7)物資的物流位置。
3.4.2國內(nèi)總部對應(yīng)部門處理流程
當計劃交到國內(nèi)后，國內(nèi)采購部門按照程序進行采購，基本工作程序如下：
國內(nèi)對應(yīng)部門應(yīng)配合每次物資采購建立購買檔案，檔案登記內(nèi)容如下：
(1) 項目計劃編號，以及對應(yīng)的工貿(mào)部的管理編號，該管理編號為唯一編號。
(2)項目反饋意見。
(3)商務(wù)談判過程及紀要，簽訂合同文本等。
(4)發(fā)運貨物清單。提單，裝箱單，發(fā)票，原產(chǎn)地證明，保單，合格證等所有的原件及復(fù)印件。
(5)建立物資運輸檔案，每周更新。
3.4.3辦事處處理流程
辦事處清關(guān)采購人員收到國內(nèi)的發(fā)運單據(jù)，提單，裝箱單，發(fā)票，提單，保險單以及原產(chǎn)地證明后，開始清關(guān)，運輸，把物資送往項目，以及辦理完稅手續(xù)等一系列工作。同時，辦事處應(yīng)針對本次采購建立相應(yīng)的檔案�；窘Y(jié)關(guān)處理流程(直接完稅)如下：
上圖看出，國內(nèi)采購，以及第三國采購的涉及的環(huán)節(jié)多，流程復(fù)雜，如何做好整個采購過程中各個節(jié)點的控制，是控制物資成本的關(guān)鍵。所以重視物資進出口和運輸工作，組織協(xié)調(diào)部門銜接，做到權(quán)責清楚、做好各環(huán)節(jié)的動態(tài)跟蹤工作。對于國內(nèi)出口通常采用工程出口跟蹤和配合工作，細化采購出口部門和清關(guān)部門的工作銜接程序，跟蹤物資包裝、集港、發(fā)運、到港、清關(guān)、運達工地和物資驗收反饋工作。注重進出口單征規(guī)范化對加快出口和清關(guān)工作有重要意義，做到‘五個一致’即：物資計劃和貨物訂單一致，貨物訂單和送貨一致，送貨和箱單一致，箱單和發(fā)運單一致，發(fā)運單和報關(guān)單一致，報關(guān)單和現(xiàn)場到貨一致;重視以工程承包形式出口單證管理，包括：承包工程的合同、承包商海關(guān)編碼、出口外匯核銷單、裝箱單、出口形式發(fā)票、保單、出口關(guān)單，有些物資還要出示商檢單或出口許可證等。根據(jù)流程標的工作內(nèi)容和范圍，劃分不同部門之間的責任，根據(jù)工作內(nèi)容將具體責任落實到每個人，從而保證整個物流過程的順利進行。
其他需要注意事項
(1)在簽訂國際貿(mào)易合同時，要熟知國際貿(mào)易術(shù)語的.含義，特別是不同價格條件下(如：FOB、CIF、C&F)供需雙方其權(quán)責界定，切實履行好義務(wù)，正當行使合同權(quán)力。一般情況下，我們在國內(nèi)購買的物資都是采購FOB的方式，因為這樣利于我們控制發(fā)貨的速度以滿足項目的生產(chǎn)需要;對已在其他國家購買的物資，一般會采購CNF的結(jié)算方式，保險由我們自己在項目所在國來做，這樣可以在貨物出現(xiàn)風(fēng)險的時候易于索賠;對于易于破損的物資，如瀝青，我們一方面可以采用集裝箱運輸?shù)姆绞�，保證瀝青的完好率，另外一方面，我們可以采購CNF FREE OUT的方式，就是直接把貨從船卸到車上，這樣做的好處在于可以減少物資的港口費用，也可以減少裝卸環(huán)節(jié)，保證物資的完好率。所以在簽訂國際貿(mào)易合同的時候要根據(jù)實際情況來簽訂，盡可能的做到完美。
(2)在開具信用證的時候，也要特別小心，所有的供應(yīng)商都想要保兌信用證，這對我們來說具有很大的風(fēng)險，因此要盡最大可能不能開出這樣的信用證，并且為了防止國際貿(mào)易中的騙單，一定要堅持第三方的商檢，這可能會發(fā)生一定的費用，但是對于保證貨物的安全性還是非常必要的。
(3)辦事處在辦理進口手續(xù)時要及時獲取監(jiān)理和業(yè)主的進口許可文件，一般分為臨時性進口和永久性進口物資兩大類。永久性進口的物資主要是在工程中消耗掉或產(chǎn)權(quán)屬于業(yè)主的物資。臨時性進口物資主要是產(chǎn)權(quán)屬于承包商的物資。清關(guān)工作按照所在國的法律規(guī)定一般要通過有資格有經(jīng)驗的清關(guān)代理按程序請海關(guān)驗關(guān)放行，所選擇清關(guān)代理的經(jīng)驗、實力、能力不僅影響到進口物資的提貨速度，而且正確計稅對降低采購成本也有重大作用。
3.5海外物資進口的合理避稅
在講如何操作合理避稅前，我們先明確什么是合理避稅。我們要了解，合理避稅，不同于偷稅漏稅，偷稅漏稅是違法犯罪行為，而合理避稅是在仔細研究當?shù)氐姆梢?guī)定的情況下，合法的避稅以達到降低材料成本的目的。目前筆者所在國家埃塞俄比亞(簡稱埃塞)的國家公路工程所涉及的稅收主要有：關(guān)稅、消費稅、增值稅、所得稅、企業(yè)預(yù)扣稅收、進口貨物附加稅、印花稅等相關(guān)稅費，其稅費具有征稅范圍較廣，稅率較高的特點。正常情況下在埃塞從事任何商業(yè)活動必須按15%的比率繳納增值稅;企業(yè)所得稅稅率為35%，對于永久進口生活物資等貨物則提前征收3%的企業(yè)所得稅;企業(yè)預(yù)扣稅，另外稅法規(guī)定，在當?shù)夭少徹浳�，接受勞�?wù)等需按貨物或勞務(wù)的價值預(yù)扣2%。由于，世界各國的經(jīng)濟政策各不相同，對所在國家經(jīng)濟相關(guān)法律了解熟掌握的悉程度，特別是象我們這種有大量進出口貿(mào)易往來的企業(yè)，將直接影響我們企業(yè)的經(jīng)營收益。因此，當一個企業(yè)進入一個新的國家的時候，應(yīng)當首先從該國的稅法學(xué)起，這是保證企業(yè)合理合法生存的根本之一，當然這是需要研究的另外一個課題。
4 結(jié)束語
國際工程項目管理是一項復(fù)雜的系統(tǒng)工程，而國際工程物資管理作為其重要的組成部分,具有決定整個工程順暢運行，控制工程成本，確保工程質(zhì)量的舉足輕重的作用。由于物資管理工作的好壞直接影響到企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營活動和經(jīng)濟效益，我們作為國際工程的實施者需要高度重視。
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